Análisis de desempeño(contabilidad)
From XendraWiki
Introduccion
Al final del día cada Socio quiere saber lo mismo, Cuanto dinero hicimos?. Este número puede diferir basado en las reglas de la contabilidad que emplea. Xendra le permite definir múltiples Esquemas de Contabilidad y 'GAAPS' para un cliente en particular.
Esquema Contable
Un Esquema Contable es la combinación de la contabilidad nacional estándar(ejemplo US GAAP), un Método de Costeo (ejemplo promedio o Estándar) y una moneda. Xendra le permite definir múltiples Esquemas Contables y puede mantener libros para informes financieros y datos para administración de decisión haciéndolo en paralelo. Esto elimina las engorrosas tareas de conversión, transformación y consolidación de filiales en el extranjero y permite la fácil separación de la administración e informes legales.
Elemento del Esquema Contable
Cada Esquema Contable también define los Elementos que hacen la Combinación de Cuenta para ser usada por transacciones CG. La Organización y cuentas son solicitadas. Opcionalmente usted puede definir un Socio de Negocio, Producto, Campana, Proyecto y otros. Adicionalmente, Xendra le permite definir 2 Usuarios Definidos elementos para dar cabida a los únicos perfiles de negocio. Por ejemplo, si una Cuenta de Esquema define Producto y Socio de Negocio como elementos opcionales un ejemplo de combinación de cuenta seria 01 -1200-2000- Brown.
- '01' es la Organización HQ
- '1200' es la Cuenta por Pagar en cuenta de elemento.
- '2000' es el Producto Flor
- 'Brown' es el Socio de Negocio Joe Brown Inc.
La descripción mostrada para esta Combinación de Cuenta sera: HQ-Deudas_Flor_Joe Brown Inc.
Usted no necesita preocuparse sobre que elementos ingresar con cada transacción como Xendra genera todas las transacciones contables para usted automáticamente como los valores del elemento son derivados de la transacción o documento.
Parámetros Generales del Libro Mayor
Cada Esquema de Contabilidad define muchos parámetros para el proceso Libro Mayor. Esto incluye el tipo de error manejado y el método de equilibrio de la moneda para usar. Adicionalmente, las cuentas usadas para las Ganancias Retenidas, Inter Compañías y Balances son definidos.
Cuentas Predeterminadas
Posteriormente, el Esquema de Contabilidad define las cuentas predeterminadas para ser usadas por el sistema generando transacciones(ejemplo contabilidad para Facturas AP). Estas cuentas son usadas como valores predeterminados por los Socios de Negocios , Productos, Almacén, Proyecto, banco, impuestos y Libro de Caja. Esto puede ser todo sobre escrito en el nivel individual pero teniendo estos valores predeterminados garantizados que cada transacción es debidamente representado.
El objetivo es generar todas las transacciones de entradas de la contabilidad. Consecuentemente, todas las cuentas necesarias son predefinidas. Por ejemplo, si usted vende un producto, la cuenta de ingreso definida para este producto es usada. Esto le permite definir las cuentas un singular tiempo y luego no tener que estar interesado en las consecuencias de la contabilidad cuando se ingresa documentos.
Calendario y Periodo
A diferencia de típicos paquetes de contabilidad, Xendra no incluye un Calendario dentro de su esquema de contabilidad. El Calendario en Xendra es usado para controlar y realizar solo informes.
Publicación
En Xendra, la publicación puede ocurrir cuando un documento es procesado o puede ser hecho en un modo 'lote' cuando el servidor de aplicación se ha iniciado. Con la arquitectura única de Xendra usted puede también 'restablecer' la contabilidad para todo o parte de su organización para acomodar cambios hechos para cuentas predeterminadas o cambios contables hechos por una organización.Usted puede volver a publicar si un error como un periodo contable cerrado causo la falla de la publicación.
Importante: Para mas información sobre el Servidor de Aplicación por favor ir a http://www.xendra.org/soporte/install/index.html .
Flujo de Trabajo de Análisis de Desempeño (Contabilidad)
Usuario definido Elementos
Debe los 11 existentes esquemas de elementos que son derivados desde el documento no conocidos sus necesidades especificas, Xendra tambien provee 4 usuarios definidos elementos, Usuario Lista1, Usuario Lista2, Usuario Elemento1 y Usuario Elemento2. Este puede ser usado en conjunción con existentes esquemas de elementos para comprender sus combinaciones de cuentas y dimensiones.
El primer paso en la creación de un Usuario definido Elemento es para definir el arbol. Los Arboles son usados en la presentación de informes y le permiten definir paquetes de sus valores de elemento.
Para crear o cambiar un Arbol abrir la ventana Arbol haciendo doble clic en Administración del Sistema < Reglas Generales < Reglas del Sistema < Arbol. El icono en frente del menú Arbol indica que esto es una ventana.
Ingresar el Nombre y Descripción para este Arbol y seleccionar la casilla Activo.
Seleccionar una Tabla de la lista desplegable. Si este Arbol sera compuesto de valores usted definirá como una lista(Centros de Costo) la selección debe ser C_ValorElemento_CuentaElemento. Si el Arbol sera compuesto de una tabla existente(Activos o su propia tabla), la selección debe ser la tabla apropiada.
Seleccionar el Tipo/ Area para este Arbol. En este ejemplo esto sera Usuario1 o Usuario2.
Seleccionar la casilla Todos los Nodos. Esto debe ser seleccionado por el primer arbol definido. Cualquier árbol suplente debe contener solo un subconjunto de todos los nodos.
El siguiente paso es para definir el Usuario Elemento y los valores.
Para definir Usuario Elementos abrir la ventana Cuenta Elemento encontrado en Análisis de Desempeño < Reglas de Contabilidad < Cuenta Elemento:
Ingresar el Nombre y Descripción para este Elemento y seleccionar la casilla Activo.
Nota: El Nombre es el valor que aparecerá en la ventana documento.
Si lo desea, ingresar un Valor de Formato. Si ingresado todos los valores deben ajustarse a este formato. Xendra soporta formatos que pueden contener elementos de formato fijo, Variables:"_lLoOaAcCa09"
- (Espacio) cualquier carácter
- _Espacio(carácter fijo)
- l cualquier Letras a..Z No poner espacio
- L cualquier Letras a..Z No poner espacio convertido a mayúsculas
- o cualquier Letras a..Z No poner espacio
- O cualquier Letras a..Z No poner espacio convertido a mayúsculas
- a cualquier Letras & Dígitos No poner espacio
- A cualquier Letras & Dígitos No poner espacio convertido a mayúsculas
- c cualquier Letras & Dígitos o espacios
- C cualquier Letras & Dígitos o espacio convertido a mayúsculas
- 0 Dígitos 0..9 No poner espacio
- 9 Dígitos 0..9 No poner espacio
Ejemplo de formato para un Numero de Teléfono US "(000)_000-0000"
Seleccionar el Tipo de Usuario Definido para este Elemento.
Seleccionar la casilla Equilibrado si usted quiere que Xendra equilibre transacciones de estos elementos.
Seleccionar el Arbol definido para este Usuario Elemento.
Seleccionar la pestaña Valor de Elemento para definir la lista de valores para este elemento.
Ingresar el Nombre y Descripción para este Elemento y seleccionar la casilla Activo.
Ingresar la Llave de Búsqueda, Nombre y Descripción para este Elemento y seleccionar la casilla Activo.
Nota: Nivel de Resumen de nodos son usados en la Presentación de Informes y no puede ser usado en Documentos.
El paso final es agregar el nuevo elemento a su Esquema de Contabilidad.
Para agregar el Elemento a su Esquema de Contabilidad, abrir la ventana Esquema de Cuenta encontrada en Análisis de Desempeño < Reglas de Contabilidad < Esquema de Contabilidad:
Seleccionar la pestaña Esquema de Cuenta de Elemento para agregar sus Usuario Definido Elemento.
Ingresar el Nombre para este Esquema de Cuenta de Elemento y seleccionar la casilla Activo.
Seleccionar el Tipo y Elemento(el Elemento es solicitado por Listas).
Seleccionar las casillas Equilibrado y/o Obligatorio si es apropiado.
Ingresar la Secuencia para este Esquema de Cuenta de Elemento. Esto determinara, donde la combinación Cuenta de este elemento sera posicionada. Por defecto, Xendra asigna un numero de secuencias al final. Si usted que esto sea puesto entre dos existentes Esquema de Cuentas de Elemento luego ingresar una apropiada Secuencia.
Si tiene seleccionada la casilla Obligatoria, ingresar una Cuenta Elemento para ser usada si ningún elemento ha sido definido por el documento.
Su nuevo valor de elemento puede ahora ser ingresado en sus documentos. Como Xendra alijos la definición de Esquema de Contabilidad para desempeñadas razones, esto es necesario para cerrar el cliente y re abrir para refrescar el nuevo elemento en sus documentos. También, si el Servidor de Aplicación es ejecutado , esto debe tambien ser apagado y restablecido.
Una vez esto haya sido hecho, su nuevo elemento esta disponible. Por ejemplo, en Garden World nosotros seleccionamos el Usuario Lista1 en la venta Orden de Ventas.
Diario CG
En muchas instancias no habrá la necesidad de ingresar Diario CG manual. A diferencia de la mayoría del sistema, Xendra automáticamente genera y publica las consecuencias de contabilidad o Diarios para cada documento procesado. Por tanto, no hay necesidad de ingresar diarios a registros de inventario movimientos o ventas de producto.
Algunas instancias que solicitan diarios manuales incluyen la Depreciación de activos fijos, Fecha Final, Presupuestos, Nómina,etc. En estas situaciones usted ingresara sus Diarios usando la ventana Diario CG o usando Diario Importar.
Para crear o cambiar un Diario CG abrir la ventana Diario CG haciendo doble clic en Análisis de Desempeño < Transacciones y Procesos < Diario CG.
Un Diario Lote define un singular o multiples Diarios para ser procesados. Si provee Control de Totales para asegurarse que el Diario contendrá en el Lote son exactos.
Ingresar un Numero de Documento o permitir al sistema predeterminar uno para usted. Ingresar una Descripción para este Diario Lote.
Seleccionar un Tipo de Aplicación de Actual, Presupuesto, Gravamen, Reservacion y Estadística para indicar donde el diario debe ser publicada.
Seleccionar un Tipo de Documentopara indicar controles de los documentos a ser utilizados.
Seleccionar una Categoría CG. Esto puede ser luego usado en presentación de informes sobre Diarios.
Seleccionar una Fecha de Documento para indicar la fecha de este Diario Lote y Fecha de la Aplicación CG para indicar la fecha que sera usada para las transacciones contables.
Seleccionar un Periodo para este Diario Lote. En muchos casos el periodo coincidirá con la Fecha de la Aplicación CG excepto cuando la publicación a un Periodo de Ajuste.
Seleccionar una Moneda para este Diario Lote.
Ingresar una Cifra Total para este Diario lote si lo desea. EL sistema asegurara que todos los balances de Débitos y Créditos e igual a esta Cifra de Control antes del Lote puede ser procesado.
Los campos Total Débito y Total Crédito son campos de referencia que son mantenidos por el sistema.
Hacer clic en la pestaña Diario para ingresar los Diarios que comprenden este lote.
Ingresar un Numero de Documento para este Diario o dejar el sistema predetermine un valor para usted. Ingresar una Descripción si lo desea.
El Tipo de Aplicación, Categoría CG, Fecha Documento, Fecha de Aplicación CG, Periodo, y Moneda predeterminara al Diario Lote, pero puede cambiarlos si lo desea.
Seleccionar un Tipo de Documento de la lista de tipos de documentos validos con un Tipo de documento base de Diario CG.
Ingresar una Cifra de Control para este Diario si desea asegurar la cantidad planeada es ingresada.
Total Débito, Total Crédito y Estado del Documento son campos de referencia que son mantenidos por el sistema.
Hacer clic en la pestaña Diario Linea para ingresar las lineas para este Diario.
Ingresar o Aceptar el N Linea predeterminado. Ingresar una Descripción para este Diario Linea si lo desea.
Seleccionar la caja de selección Combinación para mostrar la venta de selección Combinación de Cuenta.
Ingresar un Alias para una Combinación de Cuenta o seleccionar el valor del elemento deseado. Usted puede guardar una nueva combinación aquí o seleccionar una existente combinación. Una vez usted tenga la combinación deseada seleccionar el botón OK para volver a la ventana Diario Linea.
Ingresar un importe de Cargo y Abono. El Débito Contabilizado y Crédito Contabilizado mostrara el importe convertido a su Moneda Cuenta para el Esquema Contable para este Diario. Porque el Diario Moneda es el mismo como la Cuenta Moneda el importe es igual.
Finalmente ingresar un UOM y Cantidad si decidió por este Diario Linea.
Cuando usted ha ingresado su Diario Linea volver a la pestaña Diario.
Usted puede agregar mas Diarios para este Lote o puede seleccionar la pestaña Lote para Completar el Diario Lote.
Seleccionar el botón Completar para Completar el Diario Lote.
Una vez el Diario Lote tiene un Estado del Documento de Completado, volver a la pestaña Diario y el botón Aplicado es mostrado.
Nota: El botón No Publicado/ Publicado sera solo mostrado si sus Preferencias indica esto.
Una vez el Diario o Diario Lote ha sido completado usted tiene la opción de Cerrar, Reservar - Corregir o Reservar - Periodificación.
Si usted selecciona Cerrar luego el Diario o Diario Lote es Cerrado no se procesa a ocurrir.
Si selecciona Reverso- Correcto luego un nuevo Diario(s) es creado por la misma combinacion de cuenta de debito y credito y cantidades pero la señal de la cantidad es reservada. La Fecha de Documento y la fecha Contable son la mmisma como el Diario Original.
Si selecciona Reserva- Periodificación luego un nuevo Diario(s) es creada con la misma combinaciones de cuenta pero la cuenta débito(s) es usada como la cuenta crédito(s) y la cuenta crédito(s) son usadas como la cuenta débito(s). Las indicaciones sobre las cantidades siguen siendo los mismos. La Fecha Documento y Fecha Contable son las fechas usadas cuando acceden a Xendra.
Distribución CG
En Xendra, la Distribución CG es usada para distribuir o localizar el importe por una linea de transacción para cuentas múltiples basadas en porcentajes pre definidos.Esto puede ser usado para los gastos generales como Renta, Utilidades, Salarios que usted quiere localizar para diferentes Organizaciones, Socios de Negocios o Proyectos.
Para crear o cambiar una Distribución CG abrir la ventana Distribución CG haciendo doble clic en Análisis de Desempeño < Transacciones y Procesos < Distribución CG. El icono en frente del icono Distribución CG indica que esto es una ventana.
La pestaña Distribución CG define las cuentas que serán distribuidas cuando una transacción es generada. Mantener presente que esto incluye estas transacciones generadas por documentos(Facturas, Material de Recepción, Pagos, Asignaciones).
Ingresar un Nombre y opcionalmente una Descripción y Comentario /Ayuda para esta Distribución CG.
Seleccionar un Esquema Contable. El Esquema Contable debe contener los valores de elementos designados en la sección Selección.
Seleccionar un Tipo de Aplicación y Tipo de Documento para limitar instancias cuando la Distribución CG sera realizada. Por ejemplo, si usted selecciona Presupuesto como el Tipo de Aplicación solo estas transacciones aplicadas a Presupuesto sera distribuida. Similar, si selecciona un Tipo de Documento especifico, por ejemplo Diario CG, la distribución solo ocurrirá para transacciones ingresadas en un Diario CG.
Usar el área Selección para indicar las transacciones que deben ser distribuidas. Usted puede basar su selección en cualquier elemento definido por el Esquema Contable. Cuando uno de cualquier casilla es desmarcada, una lista aparecerá para la selección del valor del elemento decidido.
En este ejemplo, a cualquier momento que la transacción es publicada a la cuenta 60130 Salarios, nosotros quisimos que esta distribución sea hecha, a pesar de que cualquiera de los otros valores de elementos para la combinación.
El área Estado es mantenido por el sistema. Esto es usada para asegurarse que el importe de entrada es distribuido.
Clic en la pestaña Linea para definir como las cantidades deben ser distribuidas.
Ingresar un N de Linea. El N de Linea indicara que la orden de la distribución esta hecha.
Ingresar una Descripción para esta Linea de Distribución.
ingresar el Porcentaje de esta Distribución. Esta puede ser cualquier numero mas grande que 0 y menos que 100. En este ejemplo hemos ingresado 50%.
Las siguientes series de campos determinaran que resultado de la combinación de cuenta sera. En este caso hemos escogido sobre escribir la Organización valor elemento con HQ. Usted puede sobre escribir cualquier valor de elemento, incluir los valores usados por la Selección Distribución CG.
Basada en este registro, cualquier transacción publicada a la Cuenta Sueldos sera multiplicado por 50% y el valor Organización en la Combinación de Cuenta sera sobre escrita con HQ.
Seguido, revisaremos la siguiente linea en esta Distribución CG.
En esta linea estamos distribuyendo el resto(cualquier cantidad que queda) a la Organización. En el campo Porcentaje hemos ingresado 0.0. Esto es el indicador para Xendra que esto es el resto. Esto permite asegurarse que la cantidad de entrada es distribuida, especialmente cuando un numero largo de lineas son usadas.
En este ejemplo, pudimos haber ingresado en 50.0 en el campo Porcentaje y llegar al mismo resultado.
Retornar a la pestaña Distribución:
Cuando usted cambiar a la pestaña Distribución, Xendra agregara los porcentajes y si ellos agregan a 100, esto marcara la casilla Valida para indicar que esta Distribución CG es valida. Solo estas Distribuciones CG que están Activa y Validad serán procesadas.
Cuando esta cuenta (60130) es usad en un documento sera distribuido de acuerdo a las lineas ingresadas.
Si el siguiente Diario CG Linea es ingresado:
El Diario Linea ha adeuda 1050.25 para las cuentas de sueldos, 60130.
Seguidamente, el diario es publicado.
Ahora, seleccionar el botón Publicado para ver las entradas de publicación creadas.
Las primeras dos lineas representan la publicación original. La cantidad para la cuenta 60130 es luego invertido y distribuido de acuerdo a las lineas de distribución. La cantidad es multiplicada por .50 y reservado a la HQ (525.13) lo restante es reservado para Almacenar (252.12). Luego, porque la distribución ha resultado en una multi Organización diario, las compañías necesarias publicadas son creadas.
Entradas de Contabilidad Generada
Base de las Reglas Contables
Hay muchas Bases de las Reglas Contables en Xendra. Estas reglas no pueden ser modificadas o sobre montadas como ellos protegen la integridad del sistema. Ellos se aseguran en la balanceada entradas contables.
- Las Transacciones deben ser balanceadas. Si una Transacción no es balanceada y el balance suspenso no esta disponible, luego la transacción es rechazada y no sera publicada. Si el balance suspenso no esta disponible, una entrada adicional es creada usando la cuenta suspenso.
- Las cuentas usadas en transacciones deben ser balanceadas. SI todas las cuentas usadas en un transacción no son validas y un error suspenso no esta disponible, luego la transacción es rechazada. Si el el tratamiento de errores suspenso no esta disponible, la cuenta en error es reemplazada con la cuenta error suspenso.
- La Conversión a la moneda contable debe ser completa. Si el documento de moneda no puede ser convertido a la moneda contable, luego la transacción es rechazada.
- El periodo contable debe ser abierto para publicar. Si la fecha contable esta en un periodo cerrado por el tipo de documento, después la transacción es rechazada. Si el periodo esta luego abierto, la transacción puede ser devuelta.
- Todas las monedas usadas en una transacción deben ser balanceadas. Si una moneda no es balanceada(generalmente debido al redondeo), la diferencia que esto publica a la cuenta de balance de moneda (si disponible) o al mas largo balance hoja de cuenta.
- Para transacciones Multi Org,la apropiada debido a y debido por cuentas para cada organización son usadas.