Creando Facturas del Proveedor
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Factura (Proveedor)
Para crear manualmente una factura abra la ventana de su Factura (Proveedor) haciendo doble clic en Requisicion a Factura, Factura (Proveedor).
Cuando la ventana Factura Proveedor es abierta son visualizados los registros de Facturas del Proveedor que fueron ingresados o actualizados hoy, y que ademas no estan completadas.
Para ver la historia de los archivos, seleccionar el botón historia en la barra de herramientas.
Después usted puede escoger ver archivos para el día actual, semana, mes, año, o todos los archivos.
Una vez la ventana, haga clic en el botón Nuevo Registro:
Los campos en la pestaña Factura son similares a los campos en la Orden de Compra.
Los campos Referencia de Orden le permiten ingresar un número de referencia.
El Tipo de Documento Destino es por defecto factura de compra. Puede convertir los tipos de documentos( ej. de oferta a orden o factura). La conversión se refleja entonces en el tipo actual.
Los campos Fecha de Factura y Fecha de contable son, por defecto, la fecha actual, pero pueden ser modificadas.
Necesita seleccionar al Socio de Negocio para esta factura haciendo clic en el icono del campo o directamente ingresando la clave de búsqueda pulsando la tecla volver. En este caso el Socio de Negocio será un Proveedor. Ahora los siguientes campos son predeterminados a partir de la información dada para el Socio de Negocio: Usuario/contacto ( si lo hay), Dirección de Socio de negocio y Lista de Precios.
El campo Moneda muestra la moneda a utilizar, esta será definida por la lista de precios.
De forma opcional, puede seleccionar un almacén/puesto de servicio. Esta es la única ubicación en la que se guardan los productos o se dan los servicios.
En el campo Agente de Compañía necesita ingresar la persona que compró los productos o servicios y que es responsable por la presente factura.
Puede seleccionar de forma opcional un Proyecto y una Campaña. La Campaña define un programa de publicidad único. Los proyectos pueden asociarse con una campaña de publicidad previamente definida. Puede crear sus reportes con la base de una campaña especifica.
Las Condiciones de Pago y las reglas de pago para esta factura se predeterminan a partir de los datos de el Socio de Negocio, pero puede ser modificados.
Marque el casillero Imprimir Descuento para indicar que el descuento debe imprimirse en la factura.
Haga clic en el botón Crear desde para crear la factura desde una orden de compra o un recibo. Haga clic en el botón Generar recibo desde Factura para crear un recibo desde su factura. Para mas información sobre la función crear desde, por favor referirse a la correspondiente seccion en este capitulo, en la sección Recibo de Material.
El Estado de documento indica el estado de la factura en este momento. Si desea cambiar el estado, utilice el botón Estado Final del documento, el cual llamará a la ventana Estado Final del documento:
Luego de ingresar las lineas de la factura, tiene la opción de completar, anular o procesar la factura. El completar la factura prepara la misma para los procesos de contabilización y procesa la conciliación si se utilizó la facilidad de crear desde. Anular reversará todas las acciones que hayan sido realizadas.
El Tipo de Documento determina la secuencia del documento y las reglas de procesamiento.
La Suma total muestra el total de todas las lineas en la moneda de documento.
El Total General muestra la suma total, incluyendo impuestos, y lo expresa en la moneda del documento.
Linea de Factura
Para ingresar manualmente sus Linea de factura, haga clic en la pestaña linea de factura y en el botón nuevo registro:
los campos en la pestaña Linea de Factura son similares a los campos en la pestaña Linea de Orden.
El Número de Linea indica la única linea de esta factura. También controla el orden como se muestran en las lineas dentro de la factura.
El Cargo indica el tipo de cargo ( manejo, envío, reposición. cargos bancarios, etc ). El Cargo no se podrá seleccionar si ha ingresado un producto. El cargo es también usado para facturas de proveedor donde no hay productos, como rentas, utilidades, cuotas de asociación. Usando un cargo usted puede asegurar que las transacciones son registradas para las cuentas correctas. Usted soló puede tener un precio, el precio es o bien para un Producto o para un Cargo.
En el área Cantidades , ingrese la cantidad facturada. La unidad de medida es por defecto la que definió en el producto. Si se define una conversión para la unidad de medida para este Producto usted puede seleccionar un unidad de medida diferente de la lista del menú desplegable. Usted puede ordenar en una unidad de medida y recibir y factura en una unidad de medida diferente si son definidas las conversiones apropiadas.
En el Area de Montos, los valores de precio unitario, Precio de Lista, Impuestos y Descuentos son por defecto, los de la Lista de precios del producto, pero pueden cambiarse de acuerdo con los precios realmente facturados.
En el área Estado, mostrará la Linea de monto neto ( Cantidad * Precio Actual) sin impuestos. El estado indica el monto neto de la linea basada en la cantidad y en el precio actual. Cualquier cargo adicional o flete no será incluido.
Corresponder Ordenes de compra
La pestaña corresponder orden de compra es de solo lectura y muestra información relativa a la equiparacion de este proveedor de linea de factura para una linea(s) de orden de compra. Coincidencias es discutida en la sección coincidencias de este capitulo.
corresponder Recibos
La pestaña corresponder recibos es de solo lectura y muestra información relativa a la equiparacion de este proveedor de linea de factura para linea(s) de recibo de material. Coincidencias es discutida en la sección coincidencias de este capitulo.
Impuesto de la Factura
Para ver la información de impuestos para lineas de factura seleccionadas cambie a la pestaña Impuesto de la Factura. Haga clic en OK en el dialogo para guardar los datos de linea de factura si no lo ha hecho previamente:
la ventana impuesto de la factura muestra el impuesto asociado con las lineas de factura. El impuesto se asocia con el producto en la pestaña linea de factura.
El campo impuesto indica el impuesto para esta linea de factura. El campo factura muestra el ID de la factura. En el campo monto de impuesto verá el monto total de impuestos para todas las lineas de la factura. Y el campo monto base de impuesto, muestra el monto base utilizado para calcular el monto al que asciende el impuesto.
Asignación
La pestaña Asignación es una ventana de solo lectura y muestra información de los pagos que estuvieron asignados a la factura.
Pagos y pago asignados son discutidos en el Capitulo. Pagos, recibos y Temas Abiertos.
Imprimiendo Facturas de Proveedor
Usted puede imprimir la factura del proveedor selecciónando al botón impresión de la barra de herramientas.
El documento imprime los contenidos de la información de la factura del proveedor.
Nota: La impresión previa solo se mostrará si usted tiene seleccionada la opción en herramientas/preferencias.
El formato usado es determinado por el formato definido para el tipo de documento. El lenguaje y la fecha del formato usado es determinado por caracteristicas multilingües de los documentos y el lenguaje del socio de negocio.
Facturas del Proveedor - Costos de desembarque
Hay casos cuando una factura adicional para un producto o recibo de materiales pueden ser recibidos después a la factura original. Estos cargos adicionales pueden ser asignados a el producto o productos o recibos de materiales usando el costo y flete puesto en tierra.
Facturas del Proveedor- Solicitudes
Usted puede ingresar una solicitud directa de una Factura de proveedor o usted puede acceder a solicitudes existentes para esta factura del proveedor.
En este ejemplo usted puede crear una nueva solicitud. Si hubieran existido solicitudes definidas usted podria ver esos registros.
Facturas del Proveedor - Consecuencias de Contabilidad
Los siguientes procesos esbozan las transacciones contables generadas por un factura de proveedor. La cuenta usada por productos de gastos es definida en la ventana producto. La cuenta usada para crédito fiscal es definida en la ventana tipo de impuesto. La cuenta usada para responsabilidad de proveedor es definida en socio de negocio, ventana de proveedor de contabilidad.
- Vendedor factura
DR: Liquidación de inventario
DR: Gastos de Producto
DR: Gasto de cargo
CR: Impuesto de crédito
CR: AP Comercio
CR: AP Servicios
Nota: Si se selecciona que la contabilidad será basada en el efectivo, las facturas de proveedores no generaran ninguna consecuencia de contablidad. Estas consecuencias de contabilidad serán generadas en el pago asignado.
Coincidentes
Para coincidir una factura o recibo al documento correspondiente, abrir la ventana coincidencia PO - Recibo - factura haciendo doble clic en Requisicion a la factura, coincidencias PO - recibos - factura. La siguiente ventana será abierta:
Seleccionar un registro del documento, por ejemplo factura, si usted quiere coincidir una factura para un recibo.
Solo documentos (orden de compra, recibo de material , factura) que estan completados estan disponibles para coincidencias.
Nota: Una Factura puede ser asociada solo a un Envío/Recibo. Una orden de compra puede ser asociada solo a un Envío/Recibo. Pero un Envío/ Recibo puede ser asociada a una Factura de compra o Orden de Compra.
Ingresar el Modo de Búsqueda deseado, que pueda ser o no acompañado.
Para reducir su búsqueda ingresar un Socio de Negocio, Producto o Fecha de Rango. Si usted hizo su selección, clic en el botón archivo de búsqueda para llamar todos los archivos que acompañan a su criterio.
Usar las casillas siguientes (Igual al Socio de Negocio, igual al Producto, igual a la Cantidad) para indicar que documentos pueden ser solo acompañados cuando ellos tienen el mismo Socio de Negocio, Producto o Cantidad. Desactivar la casilla relevante si usted quiere permitir otros productos (como sustitutos), otras cantidades (para envíos parciales) u otros socio de negocio (tal vez un proveedor alternativo).
Hacer clic en el Recibo que usted quiere acompañar. Si hay una factura para esta, esta será desplazada en la mitad inferior de la ventana. Hacer check en la factura para ver si los Montos y Precios son correctos. En la linea inferior de la cantidad Correspondiente, la equivalencia real y la diferencia (si es necesario) sera desplazada. Clic en el botón proceso para hacer la coincidencia. Si todo esta bien, el recibo y la factura desaparecerán de la pantalla, ahora ellos son coincidentes.
Nota: Las coincidencia es hecha automáticamente si usó el botón 'Crea Desde' en el proceso que estuvo usado para generar los documentos.
Auditoria de los Coincidentes
Hay 2 ventanas que se desplazan solas que pueden ser usadas para auditar las coincidencias que están ocultas.
Para revisar ordenes de compra acompañados, abrir la ventana Ordenes de Compra Acompañados haciendo doble clic en requisiciones para Factura, Ordenes de Compra Acompañados. El icono al frente del menú Orden de Compra Acompañado indica que esta es la ventana.
Esta ventana solo se ve en la linea de orden de compra, linea de factura, envío/recepción a lo largo de la línea con el Producto, Cantidad y Transacción de Fecha para esta coincidencia.
Esta información puede ser vista tambien en la Orden de Compra, Recibo de Material y ventanas de Factura de Vendedor.
Información similar se desplaza en la ventana Factura acompañada.
Esta información puede ser vista tambien en la orden de compra, recibo de material y ventanas de factura de proveedor.
Coincidencias - Consecuencias Contables
El siguiente esquema de transacciones genera entradas contables para las transacciones correspondientes. La cuenta usada para la diferencia de precios en compras es definida en la ventana producto. La cuenta usada para concordar la diferencia en el precio de compra es definida en el esquema de contabilidad, ventana de libro mayor general. La cuenta usada para facturas no recibidas es definida en la ventana grupo de socio de negocio. La cuenta usada para gastos del producto es definida en la ventana producto.
- Correspondiente Ordenes de Compra (PO precio superior al costo estándar)
DR: Diferencia de Precio de Compra
CR: Diferencia de Precios de Compra Compensado
- Correspondiente Ordenes de Compra (PO precio inferior al costo estándar).
DR: Diferencia de Precio de Compra Compensado
CR: Diferencia de Precio de Compra
- Acompañada Factura de Vendedores (Precio de Factura Superior a Costo Actual)
DR: Factura no Recibidas
DR: Liquidación de Inventario
DR: Factura de Diferencia de Precios
CR: Gasto de Producto
- Acompañada Factura de Vendedores (factura precio inferior al costo actual)
DR: Facturas no Recibidas
DR: Liquidación de Inventario
CR: Factura de Diferencia de Precios
CR: Gastos de Productos
Si el compromiso de contabilidad se ha indicado en el esquema adicional de transaccion de contabilidad que se cree. La cuenta usada por el gasto de producto es definida en la ventana producto. La cuenta usada para el compromiso es definida en el esquema de contabilidad. el desplazamiento para el tipo de documento es el compromiso.
- Acompaña Factura de Vendedores
DR: Compromiso de Compensar
CR: Gasto de Producto