Departamento de compras
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De Requisición a factura
Xendra soporta varias funciones de compra que son incluidas en el procedimiento de Requisición a Factura:
Las requisiciones pueden usarse o no, dependiendo del caso. Si ya se tiene una cuenta de compromiso habilitada (también conocida como gravamen de contabilidad), entonces las Requisiciones, necesariamente deberán ser el primer paso de su proceso de compra.
Usted puede generar una orden de compra desde una requisición o una orden de ventas y después crear una factura o un recibo de ésta sin ingresar toda la información otra vez. Para utilizar esta función, Xendra le ofrece la opción de 'Crear Desde'.
Nótese que la Orden de Compra es opcional, ya que se puede crear una Factura o un Envío sin una orden de compra.También es opcional efectuar una verificación con la orden de compra. La unica verificación que realmente se requiere es la del envio con la factura. Si utiliza la opcion de crear desde, la verificación se hace automáticamente. Si, por otro lado, no se realiza la verificación, ciertas transacciones impositivas no se llevarán a cabo, así como tampoco el movimiento de montos de recibos no facturados a recibos ya facturados.
La orden de compra es un documento controlado en términos de Recibos y Facturas. Una orden de compra no es requerida para los recibos. Dependiendo de la política de su compañía la creación de ordenes de compra puede ser obligatoria, pero en Xendra es opcional. El aspecto fundamental es que se puede ingresar sus recibos (ya sea si tiene una orden de compra o no) y que pueda seguir realizando transacciones. Nótese que solo los productos pueden ser recibidos.
Se puede crear una Factura de Proveedor desde el recibo de material que creó. (Nótese que el precio de factura está basado en el precio de lista de el socio de negocio.) También es posible hacer este proceso al revés e ingresar primero la factura (si lo recibe junto con el envío) y crear el recibo desde allí. Cuando se procese el recibo se actualizará el inventario correspondiente.
Las facturas de gastos son creadas por temas que no son basados en una lista de precio, por ejemplo teléfono/facturas de utilidad. En estos casos usted crea un cargo, el cual está vinculado a una cuenta contable, por ejemplo, la cuenta que será cargada, que le permitirá crear diferentes elementos de costo. Usted también tiene la opción de diferenciar entre transacciones de débito y de crédito. Puede llamar un cargo 'Interés' y la cuenta correcta se utilizará tanto si es un interés que usted paga como si es un interés que recibe.
La verificación puede hacerse automáticamente (con la función crear desde o la de generar) o también manualmente.
Si usted esta usando un método de calculo de costo distinto al costo estándar, se requiere la verificación de los documentos.
Importante: Por favor tenga en cuenta que si bien los recibos no verificados se contabilizan, no todas las transacciones contables siguen el proceso descrito más arriba.
Creando Requisiciones
Las requisiciones son usadas para demostrar la intención de comprar un producto. Ellas pueden ser creadas en un flujo de trabajo para las aprobaciones antes de que una orden de compra sea creada.
Para crear pedidos en Xendra hacer doble clic Compras/Requisicion a factura < Requisición. El icono al frente del menú pedido indica que es una ventana.
Seleccionar una Organización para esta Requisición.
Ingresar un Numero de Documento o permitir que el sistema asigne uno por usted.
Seleccionar un Usuario/Contacto para representar el pedido.
Ingresar una Descripción y Ayuda si desea.
Seleccionar la Prioridad, alta, media o baja.
Ingresar una Fecha Requerida para indicar cuando se necesita este producto.
Ingresar una Fecha de Documento para indicar la fecha de este pedido.
Seleccionar el Almacén donde los productos serán recibidos.
Seleccionar un Lista de Precio de este pedido.
El área de estado contiene campos que son obligatorios para el sistema.
Clic en la pestaña Linea Requisición para ingresar los productos que serán requeridos.
Ingresar un Producto.
Ingresar una Cantidad.
El Precio de Unidad que se visualiza se basa en la lista de precio seleccionada, pero este puede ser modificado.
Ingresar una descripción si desea.
Hacer clic en el botón nuevo archivo para añadir mas lineas.
Cuando usted haya finalizado de añadir lineas, hacer clic en la pestaña Requisición para retornar a la cabecera de Requisición.
El campo de total lineas se va actualizando para reflejar el total de todas las líneas para este pedido.
Completar el pedido seleccionando el botón correspondiente.
Hacer clic en el botón OK para completar la requisición.
El estado del documento ahora está completado y se muestra el botón "no aplicado".
NOTA: Dependiendo de la instalación de su sistema, las requisiciones pueden necesitar una aprobación. Si este es el caso, despues de completar el proceso, el estado del documento sera suspendido.
Si una orden de compra fue creada desde una requisición usted puede ver los detalles seleccionando la pestaña orden de compra. Por favor revise la siguiente sección referida a la creación de una Orden de Compra desde una requisición.