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Secuencia de Documentos

La ventana secuencia de documentos le permite definir la secuencia o números usados para cada Tipo de Documento usado en el sistema. Usted puede usar un único número de secuencia para cada tipo de Documento y puede usar sufijos alpha y prefijos si desea.

Para crear un nuevo documento de secuencia o modificar un documento existente, hacer doble clic en el Análisis de desempeño < Reglas contables < Configuración Inicial < Secuencia de Documentos. El icono a su costado indica que es una ventana.

Ingresar el Nombre y Descripción para esta secuencia de documentos y seleccionar la casilla Activo.

Si usted desea ingresar manualmente el número de documento, entonces no seleccione la casilla de numeración automática.

De requerirse, ingrese el Formato qel numero de documento debe seguir. Así se define una máscara para el formato del número.

Ingresar un Prefijo y un Sufijo ya sea si indicar un documento que preceder o que le siga a la secuencia ingresada.

Si usted desea que el sistema automáticamente asigne el siguiente número para el documento, seleccionar la casilla Numeración Automática. Cuando dicha casilla es seleccionada aparecerán otros campos adicionales:

Seleccione la casilla Usado para identificación del Registro si usted quiere el número de documento sea usado como el atributo llave del archivo. Ingresar un valor numérico para definir el Incremento usado.

Ingresar un valor numérico en el campo siguiente secuencia para indicar el número inicial a ser sado.

Tipos de documentos

En Xendra, el Tipo de Documento define los parámetros, controles y reglas de procesamiento para los documentos de transacciones así como el nombre a ser impreso en el documento, la secuencia a utilizar y el número de copias a imprimir.

Aquí se incluye las Ordenes, Facturas, Envíos, Diario de CG, Producción, Movimiento de Inventario, entre otros. Usted puede añadir su propio Tipo de Documento, si el negocio asi lo amerita. Por ejemplo, podría necesitar un documento de Orden de Venta especial para las Ordenes de Exportación u Ordenes de Gobierno. La funcionalidad de los diferentes tipos de documentos le permiten definir reglas de procesamiento distintas, número de secuencia o formato de impresión. La idea es permitir la mayor flexibilidad posible en la forma mas fácil.

Para crear un nuevo Tipo de documento o modificar un Tipo de Documento existente hacer clic en Análisis de Desempeño/ Reglas contables/ Configuración Inicial/ Tipo de documento.

Usar la pestaña Definición de Documento para ingresar el Nombre y Descripción para este Tipo de Documento y seleccionar la casilla Activo.

Ingresar a Imprimir Texto para definir la etiqueta que se usará cuando este documento es impreso. Opcionalmente, usted puede ingresar una Nota de Documento que también será impreso en el documento.

Seleccionar la casilla Predeterminado, si usted quiere que este Tipo de Documento sea usado como predeterminado.

Si requiere, seleccione una Categoría CG para este Tipo de Documento. El nombre de la Categoría sera usada en todas las transacciones diarias generadas por este Tipo de Documento.

Para indicar si este ítem es una transacción de ventas, marcar la casilla correspondiente.

Seleccionar un Tipo de Documento Base para definir punto de partida para este documento. Note que si selecciona Orden de Venta se mostrarán campos adicionales y pre selecciones en la ventana, ya que los Tipos de Documentos para Ventas requieren algunos parámetros adicionales para procesar:

Cuando una Orden de Venta para el Documento Tipo Base es seleccionada, también se selecciona la casilla de Documento Controlado para indicar que estos documentos tendrán un numero de secuencia. Ingresar la Secuencia de Documento para controlar la numeración de estos Tipos de Documentos. Para Tipos de Documento que no refieran Orden de Venta para el Documento Tipo Base,la Secuencia de Documentoes opcional.

Seleccionar el casilla Crear Contador de Documentos si su negocio requiere documentos explícitos para transacciones entre Organizaciones. Si esto es seleccionado usted puede indicar que este Tipo de Documento debe ser usado como predeterminado para Contador de documentos.

Si desea, seleccione un Formato de Impresión para este Tipo de Documento. Si un Formato de Impresión está registrado aquí este invalidará el Formato de Impresión definido en Forma de Impresión.

Ingresar un valor en el campo Copias de Documentos para indicar el número de copias generadas cuando este documento sea impreso. 0 indica que ninguna copia adicional será impresa, un 1 indica que 1 copia adicional se imprimirá, etc.

Campos adicionales se mostraran si el Tipo de Documento Base es Material de Recepción o Entrega de Material:

Los campos adicionales están relacionadas con las Confirmaciones. Esto le permite Confirmar o hacer una 'doble revisión' que está siendo enviada o recibida.

Seleccionar Confirmaciòn QA/Recolección para indicar que el ítem seleccionado para envio o recepción de un vendedor debe ser confirmado antes que ellos puedan ser empaquetados para envíos o puestos en el inventario disponible.

Seleccionar Confirmación Entrega/Recibo para indicar que el ítem enviado o recibido por un vendedor debe ser confirmado antes de iniciar el proceso.

Seleccionar el casilla Dividir cuando hay Diferencia para indicar que si hay una diferencia entre lo que fue enviado y lo que fue recibido, el material en movimiento (enviado o recibido) debe ser dividido en dos documentos, uno con la cantidad confirmada y uno con la diferencia o monto en disputa. Esto permite que el inventario actualice la cantidad confirmada antes de que la diferencia sea resuelta.