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Xendra tiene dos tipos de Flujos de Trabajos: Flujo de Trabajo General y el Flujo de Trabajo del Proceso de Documentación . El primer flujo de trabajo es iniciado y realizado vía el menú; está definido con la intención de ayudar al usuario en su rutina para tareas tales como la "Configuración del Socio de Negocio" o "Revisar Configuración Inicial de Cliente". Flujo de Trabajo del Proceso de Documentación se inicia cuando un documento es procesado. Este Flujo de Trabajo puede ser 'invisible' para el usuario como por ejemplo "Orden de Ventas", o quizás requiera al Usuario para realizar una acción de tal forma que el proceso sea completado. Ambos Flujos de Trabajo pueden ser definidos en Xendra, sin embargo, el proceso de definición del flujo o no es abarcado en este manual ya que se efoca en el uso de los Flujos de trabajos.

Flujo de Trabajo General

Un Flujo de Trabajo General es una serie de pasos que se llevarán a cabo uno despues de otro. Clic en la pestaña Flujo de Trabajo en la ventana principal para obtener una rápida impresión de los pasos requeridos para una tarea específica. Se apreciarán referencias para predefinir flujos de trabajos a lo largo de este manual en tanto que se definen las distintas tareas. Por ejemplo, para trabajar con el flujo de trabajo de "Revisión de configuración inicial de la compañía": al expandir la rama de Menú => Administración del Sistema => Reglas de la Compañía => Revisión de configuración inicial de la compañía.

El flujo de trabajo se carga y en la mitad superior de la ventana se aprecia una ilustración gráfica en el Flujo de Trabajo. Se puede revisar fácilmente los pasos que se llevarán a cabo durante la configuración. En la parte inferior de la ventana se aprecia la explicación del pasos relevantes o nodos del flujo de trabajo. Para navegar a traves de los diferentes pasos y abrir la ventana apropiada se debe hacer doble clic en el icono especifico de Flujo de Trabajo en el grafico o usar los botones de Flujo de Trabajo:

Comando	Botón	Acceso Directo	Descripcion
Ir al Inicio		-	Iniciar el Flujo de Trabajo de nuevo
Retroceder un paso		-	Previo paso de Flujo de Trabajo
Siguiente paso		-	Siguiente paso de Flujo de Trabajo
Fin		-	Final del Flujo de Trabajo

Figura 1.27

Flujo de Trabajo del proceso de Documentación

El presente flujo de trabajo se inicia cuando un documento es procesado. Un documento en Xendra es un Registro de Ventas, factura, Recibo de Material, Diario GL, Estado de Cuentas Bancario, etc. El presente flujo de trabajo es básicamente transparente al usuario. Por ejemplo, se presenta el Flujo de Trabajo del proceso de Punto de Orden de Venta (POV). Un POV ordena esta entrada y cuando es procesado, se genera automáticamente un Envio y una Factura. Esto se da en contraste a una orden estándar donde el Envio y Factura son generados en un proceso de lote. Es el Flujo de trabajo definido el que controla qué documentos son generados y qué procesos se realizarán. Se sugiere no modificar el Flujo de Trabajo del proceso de Documentación existente a no ser que sea para agregarles tareas (por ejemplo establecer una cantidad específica para un punto de orden).

Xendra cuenta con un usuario de muestra definido para el presente Flujo de Trabajo. Usaremos este usuario como ejemplo para explicar cómo un usuario final interactuará con Xendra en el tema de los flujos de trabajo.

La Requisicion de Flujo de Trabajo tiene los siguientes pasos o nodos:

• Un Documento de Requisicion es ingresado.
• Si el importe total es mayor que 100, entonces debe ser aprobado.
• Depués de su aprobación, un informe es generado por Requisición.
• El Usuario toma conocimiento de que el informe ha sido recibido.
• El Usuario revisa la Requisición.
• La Requisicion puede ser cerrada.

Comenzaremos con la Requisición haciendo doble clic en Compras/ Requisición a Factura => Requisición en el Menu.

La ventana de requisición puede ser usada para ingresar solicitudes de compras que se realizarán. Hablaremos de esta ventana en términos generales dado que las especificaciones de los campos y sus funciones serán discutidas con mayor detalle capítulos posteriores.

Notar que el Usuario es EmpresaUser. Esta es la persona responsable para este flujo de Trabajo. Ellos recibirán cualquier noticia con respecto a este flujo de trabajo.

Seleccionar "Linea de Requisición" para ingresar los productos que serán solicitados.

Una linea es ingresada por cada producto.

Cuando todas las lineas han sido ingresadas, retornar a la pestaña de "Requisición" y seleccionar el botón Colocado Este es el Proceso que iniciara el flujo de Trabajo.

Cuando el proceso haya terminado, notar el estado de su Requisición.

El Estado del Documento es En Progreso y el mensaje de texto muestra un mensaje de Suspendido.

Seleccionar el boton Flujo de Trabajo en la barra de herramientas para investigar sobre este Flujo de Trabajo.

La ventana del Proceso de Flujo de Trabajo se ejecuta y el estado de dicho flujo de trabajo es Suspendido.

La Seccion de Referencia muestra informacion sobre quien es responsable de este flujo de trabajo y el Usuario. Usted puede seleccionar el boton ID de Registro para abrir la Requisición.

Seleccione el Manejador de Procesos en caso de que usted quiera para cambiar el Responsable del Flujo de Trabajo, Usuario o si desea Cancelar el Flujo de Trabajo.

Seleccione la pestaña Actividad para ver informacioin sobre las actividades especificas de este Flujo de Trabajo.

El Proceso de Flujo de Trabajo es un Proceso de Requisición y el Nodo es la Requisición Aprobada. El Estado del Flujo de Trabajo es Suspendido. Esto indica que el Flujo de Trabajo ha sido suspendido en el paso de Aprobacion o nodo.

El Usuario es EmpresaUser e indica que este es el usuario que debe aprobar esta Requisición.

Usted puede seleccionar el boton Manejador de Actividades para cambiar el Responsable del flujo de Trabajo, Usuario o para Cancelar la Actividad.

Ahora sabemos que EmpresaUser debe aprobar esta Requisición. Esto es porque el Perfil para EmpresaUser ha sido definido como lo siguiente:

Para este Perfil, la casilla Aprobacion de Documentos Propios no ha sido marcada y el Supervisor es enviado EmpresaAdmin. Cualquier Documento ingresado por un Usuario con el Perfil EmpresaUser debe ser aprobado por EmpresaAdmin.

Ahora accedemos como EmpresaAdmin para aprobar esta requisicion. El menu para EmpresaAdmin indica que hay Actividad de Flujo de Trabajo para gardenAdmin.

La segunda pestaña en la parte superior del menú muestra el número de Actividades del Flujo de Trabajo para este Usuario.

El Nodo de flujo de Trabajo, Descripción y Ayuda son mostradas a través de los registros históricos. Seleccionar y responder Si ante cualquier Mensaje de Aprobación de la Requisición.

También se puede Reenviar esta Actividad para un diferente Usuario si es necesario.

Clic en OK para Aprobar (o Cancelar) esta Requisición.

También se puede acceder a cualquier Actividad Abierta asignada a un Usuario seleccionando Actividades del Flujo de Trabajo desde el menú. Si usted cuenta con los privilegios apropiados también puede ver todos las Actividades de Flujo de Trabajo seleccionado Actividades de Flujo de Trabajo (todas) desde el menú.

Si regresamos al menú SuperUser:

El botón Aviso en la esquina inferior izquierda indica el número de avisos para este Usuario. Hacer doble clic al botón Aviso para abrir la ventana Aviso.

La Descripción indica que este Aviso es un Detalle de Abrir Requisicion de Información.

Seleccionar el botón Informe sobre la barra de Herramienstas para ver el informe.

SuperUser puede reconocer la recepción del informe asignado para un Usuario seleccionando Avisos desde el menú. Hay una actividad que continúa asignada al Usuario. Seleccionar la pestaña Actividades del Flujo de Trabajo en la barra de herramientas.

Seleccionar el botón Verificar Requisición completada parta completar el flujo de trabajo. Puede agregar un mensaje si así lo desea.

Finalmente, usar el botón Acercar para ver de cerca la Requisición y cerrarlo si así lo desea.

Seleccionar el botón Cerrar para cerrar esta Requisición.

Este flujo de trabajo es un ejemplo de cómo los flujos de trabajos pueden ser definidos. El modo en que su organización use los flujos de trabajos y cómo los usuarios interactúen con ellos seré dependiente de la definicion que ellos establezcan.

Xendra asegura que dos usuarios no intenten iniciar el mismo flujo de trabajo. Si un usuario intenta comenzar un Documento de Proceso de Flujo de Trabajo que previamente ya haya sido comenzado, aparecerá el siguiente mensaje.

El Mensaje muestra que el Flujo de Trabajo ya existe y en qué estapa se encuentra. Este mensaje fue generado cuando un Usuario intentó Procesar la Requsicion que estuvo esperando ser verificada por SuperUser.