Implementación y ajustes básicos
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Introducción
En Xendra el cliente esta en el nivel mas alto de una entidad de negocio independiente.Cada Cliente tendrá uno o más reportes de organizaciones. Además, cada cliente define los parámetros de contabilidad (el esquema contable, árbol de definición, unidades de medida no monetaria, etc). Esta información es compartida con todas las organizaciones.
Xendra viene con dos clientes: el primero es el cliente System. Usted accederá al sistema Xendra como este cliente para posteriormente agregar a su cliente, configurar su estado de cuentas, agregar tablas a la base de datos, etc. El segundo cliente es "Empresa" para pruebas de ensayo en temas que no desea arriesgar con su cliente.Además es un demo, ya que viene con algunos datos ingresados; por ejemplo los socios de negocios, productos, etc. En este capítulo usted aprenderá cómo configurar un cliente.
Una organización en Xendra puede ser una entidad legal o subunidad, en la cual determinados documentos y transacciones son procesados. También podría ser un socio de negocio cuyo acceso está restringido a cierta información (por ejemplo sus propias facturas). En una pequeña empresa el cliente y la organización podrían ser idénticos.
El rol determinará qué clientes y organizaciones se pueden ver.
Preparación
Implementación Inicial
Se comienza la implementación corriendo la configuración inicial del cliente sobre el nivel sistema.
Importante: Ingresar como System o SuperUser y escoger System Administrator como su Rol y System como su Cliente.
Dentro de Administración del Sistema < Reglas de la Compañía Cliente usted hace clic sobre Configuración Inicial de la Compañía.
Si es necesario, se puede ingresar más compañías (dependiendo de su arquitectura organizacional). Pero en un caso típico usted solo necesitará ingresar el nombre de su empresa.
Usted sobrescribe los defectos en la ventana con el nombre de su empresa, en nuestro ejemplo este es Empresa.
El Cliente es el nombre de su Compañía, por ejemplo SuNombre.
Ingresar la Organización, por ejemplo Mi almacen, Mi oficina A etc. Usted puede definir más organizaciones posteriormente desde la opción "Organización".
Nota: En una empresa pequeña, el cliente y la organización son generalmente lo mismo.
Ingresar el Usuario Cliente, por ejemplo SuNombreAdmin.
Ingresar el Usuario Organización, por ejemplo SuNombreUsuario.
Ingresar la Moneda, País, Ciudad y Región (si fuese aplicable). Marcar las casillas de verificación Socio de Negocios y Producto y el resto sin marcar.
Las selecciones hechas aquí serán usadas para la definición de su Arquitectura Contable.Dicha arquitectura define los elementos o dimensiones que comprometen su clave de cuenta.Esto de ninguna manera causa efectos en la capacidad para usar funcionalidad dentro de Xendra.Por ejemplo, podría desear incluir Proyecto o Campaña como dimensiones Contables.En cualquier escenario la funcionalidad de Proyecto o Campaña provisto con Xendra podría ser utilizado.
Nota: Si usted desea, puede cambiar las últimas configuraciones y agregar además Proyecto,Región de Ventas, etc.
Luego seleccione el botón Carga de Cuentas; lo cual le permite seleccionar un archivo separado por coma en el formato de Plandecuentas.csv, que debería estar adaptado a su necesidad. Vea más sobre el tema en la sección Cuentas, al inicio de este capitulo.
La configuración inicial del cliente cargará sólo las cuentas por defecto requeridas por el sistema. Después de ejecutar la configuración inicial del cliente debe acceder como su nuevo Rol Admin y cargar el archivo de cuenta de nuevo utilizando el Cargador de Archivo de Importación y la ventana Cargar Cuentas. Esta cargará todas las cuentas que no están definidas por defecto y creará su jerarquía de cuenta.
Seleccionar el archivo y clic en Abrir. El botón Valores de Cuenta en la ventana Configuración Inicial de Compañía ahora cambia y muestra la ruta de acceso al archivo cuentas:
Clic OK para continuar. Se abrirá una ventana que muestra los valores seleccionados. Confirmar haciendo clic en OK .
La Configuración del Cliente creará usuarios, roles y básicamente todas las entidades estándar para tipos de documentos, socios de negocios, productos, proyectos, etc. Estas entidades pueden ser cambiadas después en cualquier momento que desee.Lo importante es que después de esta rápida configuración podrá teóricamente comenzar e ingresar sus facturas.En contraste a otros sistemas, el procedimiento de la configuración inicial es muy fácil y no implica decisiones complejas.
IMPORTANTE: La única manera de agregar más clientes es a través de la Configuración Inicial de Compañía. Esto asegura que la seguridad de la infraestructura sea definida correctamente y crea las entradas Estándar por defecto. Un usuario con el rol a nivel cliente (en nuestro caso Empresa) tiene todos los derechos para mantener las reglas y para ingresar transacciones.
Ahora ha creado al cliente con dos usuarios o roles: Un usuario con el rol a nivel de cliente (en nuestro caso EmpresaAdmin) tiene todos los derechos para mantener las reglas y para ingresar las transacciones. El usuario con el rol a nivel de organización (EmpresaUser) tiene todos los derechos para registrar transacciones.
Implementación refinada
Después de completar la configuración inicial tiene todo lo necesario para empezar, sin embargo es factible que desee revisar y actualizar los ajustes iniciales.
Importante: Para revisar la creación del cliente usted debe cerrar la aplicación (que, en otras circunstancias, se ejecuta sobre el sistema) y acceder de nuevo bajo el rol del nivel cliente que ha creado, en este caso EmpresaAdmin.
Esto asegura que el nivel Sistema, el nivel Cliente, el nivel Organización no mezclen sus acciones y registros.Los ajustes hechos sobre el nivel cliente son compartidos sobre el nivel de la organización.La ventaja es que estos valores deben ser creados una sola vez.