Orden de Ventas
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Tipos de Documentos
Seis tipos de documentos son predefinidos en el proceso de Orden de Ventas. Usted puede definir su propio tipo de documento. El tipo de documento determina la Secuencia del Documento y el Nombre que puede ser traducido si esta usando documentos multilingues. Además, el tipo de documento le dice cuales son los documentos enlazados.
Usted puede querer distinguir entre diferentes tipos de documentos. Mayorista, Exportar, POS etc. Entonces puede crear tipos especificos de documentos para ciertas situaciones. usted puede derivar la categoría contable del tipo de documento. Así, la presentación de informes puede también ser hecho de esta perspectiva. Para mas información sobre Tipos de Documentos por favor ir al Capitulo, Análisis de Desempeno (Contabilidad).
Los siguientes son los Tipos de Documentos predefinidos. Ellos pueden ser renombrados de acuerdo a sus necesidades.
- Propuesta: Oferta no vinculante, que puede ser convertida manualmente para cualquier otro tipo de Documento de Ventas.
- Cotización: Oferta vinculante , que automaticamente reserva stock y puede ser convertida a cualquier otro tipo de documento de Ventas.
- Orden Estándar: El lote deriva, que automáticamente reserva stock. El Envió y la Factura pueden ser generados manualmente.
- Orden de Almacén: Las mercancías son recogidas con una Nota de Entrega. Este tipo automáticamente genera un Envió o Nota de Entrega.Usted puede crear la Factura manualmente.
- Orden al Crédito: Las mercancías son recogidas con una Factura. Este tipo automáticamente genera un Envío y una factura. Una vez que la mercaderia es pagada usted debe ingresar el pago manualmente.
- Orden POS: Este tipo de documento es el mas flexible. Las mercancías son recogidas con una Factura y opcionalmente pagada. El termino de pago puede ser sobre cuenta. este tipo automáticamente genera un Envío, y Factura y dependiendo de los términos de pago un Pago.
- Orden de PrePago: La factura es pagada antes que los item sean enviadas. El pago puede ser hecho directamente en la Orden o la Orden puede enlazar un Pago. Después que el pago es hecho la Factura y el Envío son automáticamente generadas.
Cuando usted completa un documento que automáticamente genera documentos adicionales, seleccionado el botón Imprimir sobre la barra de herramientas, imprimirán el documento generado sin necesidad de abrir otra ventana. Por ejemplo, si alguien lleva una Orden de almacén (las factura serán enviadas). Cuando usted selecciona el botón, este imprimirá la Nota de Entrega que ha sido automáticamente generada. Por otro lado alguien lleva una Orden POS (ellos están pagando y tomando las ganancias). Cuando usted selecciona el botón Imprimir este imprimirá las facturas que ha sido automáticamente generada. Este es el documento apropiado para el cliente.
Cuando un Envío es generado automáticamente se asume que el producto esta en casa y ajusta el stock. Si el nivel del inventario del sistema es menos que la cantidad enviada, el producto mostrará una cantidad negativa. Esta puede ser ajustada vía Inventario Físico. Para mas información sobre Inventario Físico por favor ir al Capitulo. Administración de Material.
Generar Envíos
Para la generación de Envíos, las siguientes reglas de entrega pueden ser definidos sobre el nivel del Cliente(ventana Socio de Negocio pestaña Cliente):
- Disponibilidad(que es el predeterminado), significa que los envíos son solo generados cuando hay disponibilidad de stock en el sistema.
- Completar Linea o Completar Orden: Significa que el Envío solo será generado cuando se completa las Lineas de la Orden (o la orden esta completa) pueden ser divididas. Estas opciones no permiten envíos parciales.
- Después de la Recepción,Significa que el Envío solo será generado cuando el pago es recibido.
- Fuerza Significa que el Envío será generado a pesar del nivel de stock del inventario (esto puede significar que el nivel del stock está negativo).
- Manual, significa que los Envíos pueden ser generados el Generar Envíos manuales o el Proceso Generar Envíos, puede ser ingresada manualmente envíos.
Nota: Las mercancías son automáticamente puestas en pendiente cuando la opción disponibilidad es enviada y no hay suficiente mercancía en stock. Esto puede automáticamente dejar a múltiples envíos.
Los envíos son generados en un proceso de batch, cuando no se generan automáticamente se basan en las reglas del tipo de documento.
Generar Facturas
Para la facturación, las siguientes reglas de facturación pueden ser definidas al nivel del Cliente: (ventana Socio de Negocio pestaña Cliente).
- Después de la Entrega(que es la predeterminada), significa que las facturas son solo generadas cuando la mercaderia fue enviada.
- esquema del Cliente después de la Entrega o Completar Orden,significa que la Factura sera generada de acuerdo a la configuración de facturación del cliente (una vez al mes, cada semana, etc). Esta opción es útil si hay múltiples envíos y usted solo envía una factura según se requierea.
- Inmediata, significa que la Factura sera generada inmediatamente, aunque la mercaderia no haya sido enviada al cliente.
Usted genera sus Facturas por lote (con algun criterio de selección) o generelos manualmente.
Creando Ordenes de Ventas
Para crear una Orden de Ventas en Xendra hacer doble clic en Ordenenes de Ventas< Orden de Venta. El icono en frente del menú Orden de Ventas indica que esto es una ventana.
Cuando la ventana Orden de Ventas es abierta, son mostrados por defecto los registros ingresados o actualizados en el dia y que ademas no fueron completadas o Cerradas.
Para ver el Historial de registros, seleccionar el botón Historia sobre la barra de herramientas.
Luego puede escoger ver los registros del día, semana, mes, año o todos los registros.
Usted puede ver también el Historial de registros usando el boton estándar de Búsqueda.
La ventana orden le permite ingresar y modificar Ordenes de Ventas. La pestaña Orden define los parámetros de una orden. Hacer clic sobre el botón Nuevo registro:
El campo Referencia de Orden le permite ingresar un número de referencia. Esto es opcional y predeterminado del Socio de Negocio. El Tipo de Documento destino esta predeterminado como Orden estándar y su numeración predeterminada es mostrada. Usted puede seleccionar otro Tipo de Documento. La ventana cambiará ligeramente según la selección hecha en este campo.
Los campos Fecha Ordenada y la Fecha Prometida predetermina a la fecha actual, pero puede ser cambiada.
Usted necesita seleccionar el Socio de Negocio para esta Orden haciendo clic sobre el icono en el campo. O usted puede ingresar todo el numero de RUC (o el primer carácter que hace único su nombre) y pulsar Enter entonces el campo se llenará automáticamente.
En este caso el Socio de Negocio podría tipicamente ser un Cliente. Ahora los siguientes campos son predeterminados de la información del Socio de Negocio: contacto del Socio(si ubiera), Facturar a , Dirección del Socio y Lista de Precio.Si hay múltiples registros para la dirección o Contacto del Socio, este usará el primero que encuentre. Usted puede cambiar estos valores usando la lista desplegable.
En campo Moneda muestra la moneda que será usada. La Moneda es elegida por la Moneda que tiene la Lista de Precio.
La Regla de la Facturación y la Regla de Entrega y la Vía de Entrega son también predeterminadas desde la información del Socio de Negocio(Cliente). La vía de Entrega indica como los productos deben ser entregados. Por ejemplo, ellos serán recogidos o enviados.
La Prioridad indica la importancia (alto, mediano, bajo) de este documento. Esto es usado por Ordenes Estándares cuando se crea envíos. Si hay mas ordenes para un producto disponible en stock, la orden con la prioridad mas alta obtiene los primeros envíos.
Opcionalmente puede seleccionar un Almacén / Punto de Servicio. Este será el único localizador donde las mercancías son almacenadas o los Servicios son proporcionados.
En el campo Representante de Ventas puede necesitar ingresar el Representante de Ventas. Cualquier Representante de Ventas debe ser un Usuario Valido en el sistema.
Usted puede opcionalmente seleccionar un Proyecto y una Campaña. La Campaña define un único programa de marketing. Los proyectos pueden ser asociados con una predefinida Campaña de Marketing. Luego Usted puede hacer sus informes sobre las base de una Campaña especifica. Estos campos se mostrarán solo si han sido definidos por el Esquema de Contabilidad.
La Regla del Costo de Flete indica el método usado para el transporte de la mercancía. En este momento la única opción disponible es el transporte de mercancías incluida. El transporte de mercancías puede ser agregado como un cargo en una linea separada en la Orden de ventas. Este campo, la Regla de Pago y el Termino de Pago se predeterminan en los atributos del Cliente del Socio de Negocio.
Marcar la casilla Descuento Impreso para indicar que el Descuento con la Lista de Precio será impresa con el precio neto de la Orden.
Auto Servicio es un campo mantenido por el sistema, que indica que una Orden de Ventas fue creada vía la Tienda Web.
El Estado del Documento indica el estado de la Orden Ventas en este momento. Si usted quiere cambiar el estado, usar el botón Acción del Documento. Este llamará a la ventana Acción de Documento:
Después de ingresar sus Lineas de Ordenes de Ventas, usted tiene la opción de Completar, para evitar oque se modifique la Orden de Ventas.
El Tipo de Documento (actual) determina la secuencia del documento y las reglas de proceso.
Anular Y Procesar realizan las mismas acciones en todos los tipos de documentos de la Orden de Venta. Anular evita que cualquier tipo de cambio se produzca en la Orden de Ventas. Procesa la reserva de inventario y re calculan los impuestos si es necesario. La orden continua Activa y las lineas pueden ser agregadas y modificadas.
La acción del Documento Completar realiza diferentes procesos basados en el Tipo de Documento:
Cotizaciones o Propuesta :Cierran el documento. Este no puede ser copiado o cambiado a otro tipo de documento a menos que este sea reactivado.
Orden Estándar: El inventario es reservado. Permite que los Envíos y facturas sean generadas (depende de las reglas de Entrega y Factura).
Orden de Almacén: El Envío es generado. El inventario es ajustado. Permite que las facturas sean generadas(depende de las reglas de Factura)
Orden de Crédito: El Envío y Factura son generados. El inventario es ajustado.
POS:El Envío y la Factura son generados. El inventario es ajustado. Si el método de pago es al contado una entrada del diario de caja es generada.
El Importe Total muestra el total de las lineas en la moneda del documento.
El Gran Total muestra el importe total incluyendo Impuestos en la moneda del documento.
Clic sobre la pestaña Linea de Orden para ingresar la información para las lineas de su Orden:
La pestaña Linea de Orden define el item individual de una Orden.
Seleccionar un Producto haciendo clic en el campo Producto. La ventana Información del Producto aparece. Presionar Retornar o ingresar al comodín para mostrar todos los productos listados. Seleccione el Producto deseado haciendo doble clic sobre la fila correspondiente para ingresar el Producto dentro del campo Producto en la Linea de Orden. Usted puede también ingresar la clave de búsqueda en el campo Producto y pulsar Retornar para ingresar el producto dentro del campo Producto.
La siguiente ventana de selección de Producto aparecerá:
Si el Producto seleccionado tiene un conjunto de Atributo asignado el botón Atributo es permitido. Seleccionar el botón Atributo para seleccionar un conjunto especifico de este producto. En este caso estaremos seleccionando un Número de Lote especifico para un producto.
Esta ventana muestra todos los Lotes disponibles de este producto que conoce el Tiempo de vida mínimo y Días de Tiempo de vida mínimo, si es definido, para este Socio de Negocio / Producto. Marcar la casilla Mostrar Todos para mostrar todos los conjuntos de Lotes para este producto, las regalías de Fecha de Garantía o cantidad Disponible.
Seleccionar un conjunto de este producto y seleccionar la casilla OK.
Retorne al campo Linea de Orden y atributo del Producto con el valor seleccionado.
Si usted no selecciona un Producto puede seleccionar una Asignación de recursos. Esto le permite crear una Orden y el tiempo para un recurso especifico. Seleccionar el botón Asignación de recursos para mostrar la ventana Información del Horario.
Seleccionar el Recurso deseado y la Fecha, y hacer doble clic sobre el tiempo que representa el tiempo de inicio para esta Asignación de Recursos. La siguiente ventana aparece.
Seleccionar la Cantidad, que para este recurso representa el número de horas. Si usted ingresa 3 en la Cantidad este recurso sera programado de 1:00 a 4:00. Opcionalmente ingresar un Nombre y Descripción.
Seleccionar el botón OK para retornar a la Linea de Orden de Ventas.
La Descripción es actualizada con el Nombre y la Descripción ingresado en la Asignación de Recursos y la Cantidad Ordenada es actualizada con la Cantidad ingresada en la Asignación de Recursos.
Ingresar una Descripción si lo desea. Los campos Fecha Ordenada y la Fecha Prometida son predeterminadas de la fecha de la cabecera de la Orden, pero puede ser cambiada. El Numero de Linea indica la única linea de la Orden. Esto también controla la demostración de la orden de las lineas entre la Orden. El Almacén / Punto de Servicio identifica un único Almacén donde los productos son almacenados o los Servicios son proveídos.
En la área de Cantidades, ingresar la Cantidad Ordenada. La Cantidad Entregada, la Cantidad Facturada o la Cantidad Reservada son mostradas si son aplicables. El UOM predetermina la definición del Producto. Si una Conversión UoM es definida para este Producto que usted puede seleccionar una diferente UoM del cuadro de lista desplegable. Usted puede Ordenar en una UoM y Barco en una diferente UOM si las apropiadas Conversiones son definidas.
En la área Importes, Unidad de Precio, Lista de Precio, Impuesto y Descuento predetermina de la lista de Precio para el Producto, pero puede ser cambiada. El Descuento es opcional.
En la área de Estado,la Linea Neta( Cantidad * Precio Actual) con Impuesto y Cargos es mostrado. Esto indica que el importe de linea neta basada sobre la cantidad y el precio actual. Cualquier adicional cargos de impuestos no son incluidos.
Si usted quiere una linea de descripción adicional para imprimir sobre una Orden o Factura selecciona el botón Nuevo Registro, no seleccionar un Producto o Recurso, ingresar el texto deseado en el campo Descripción y establecer la Cantidad a cero.
La casilla Envío Directo no es usado en este momento.
Para mostrar la información del impuesto para las Lineas de Ordenes seleccionadas cambiar a la pestaña Orden de Impuesto. Confirmar la caja de dialogo mostrada para guardar su dato de Linea de Orden:
La ventana Impuesto de muestra el impuesto asociado con las Lineas de la Orden. Usted asocia al Impuesto con el Producto en la pestaña Linea de Orden.
El campo Impuesto indica el tipo de impuesto para esta linea de orden. El campo Orden de Ventas muestra el ID de Ordenes de Ventas. El campo Monto de impuestos muestra el monto de impuestos total para todas las lineas en las Ordenes de Ventas. Y el campo de Monto base de Impuesto muestra el monto base usado para calcular el monto de Impuesto.
Si usted esta usando un impuesto compuesto, este aparecerá como una linea singular. Cuando el Documento de Ventas es completada, una linea para cada rango de impuesto en el impuesto compuesto es calculado.
Si su Orden de ventas esta completa y correcta seleccione el boton Acción del Documento = Completar para procesarlo.
Órdenes de Pre pago
El Tipo de Documento Pre pago tiene un comportamiento diferente a los demas Tipos de Documentos. Esta Orden es usada cuando usted quiere asegurarse que las ganancias son pagadas antes de crear las Facturas o Envíos. Esta generalmente es la situación deseada en un Ambiente de Tienda Web.
La Orden es ingresada de la misma forma como se describe abajo. La diferencia se muestra cuando el documento es completado. se muestra la Orden Pre Pagada a continuación:
El tipo de documento destino es la Orden prepagada y el Estado del Documento es Redactado.
Seleccionar el botón Completar para Completar el Documento y el Estado del Documento es actualizado
El Estado del Documento esta ahora Esperando un Pago. Los Número de Envios o Facturas para esta orden serán genradas cuando el Pago este hecho o el Tipo de Orden (Tipo de Documento Objetivo) se cambie.
Hay dos métodos para asociar un Pago con esta Orden. Una es pagar la Orden directamente de la ventana Orden y la otra es crear un Pago y asociarlo con la Orden. Discutiremos la primera en este capitulo.
Para crear el Pago directamente desde la Orden de Ventas seleccionar el boton Forma de Pago(Cheque, En efectivo, a credito).
En este ejemplo, el Cliente estará pagando con cheque. Cuando el boton Forma de Pago es seleccionado el siguiente dialogo es mostrado.
Cheque ha sido seleccionado como la Regla de Pago.
Seleccionar la Cuenta de Banco para este Pago.
Marcar la casilla En Linea si la comprobación de la disponibilidad de fondos se validará en linea.
Hacer clic en el botón OK para crear el Pago.
El dialogo de mensaje indica que el Pago ha sido creado con un número de documento comprometido del Número de Ruta, Número de Cuenta y Número de Comprobación.
Hacer clic en el botón OK para retornar a la ventana Orden.
El Estado del Documento es ahora Completado.
Este documento ha creado 4 Documentos de Pagos adicionales, Asignación de pago, Envío y Factura del Cliente.
Seleccionar Pago del botón Zoom en la Orden de Ventas en la barra de herramientas para mostrar el Pago.
El Pago es una AR(Cuentas por cobrar) Recepción. Esto referencia a la Orden de Ventas y también a la Factura que fue también creada.
Para información adicional sobre Recepción AP, por favor ir al Capitulo, Los Pagos, recibos y artículos abiertos.
Seleccionar Envío del botón Zoom sobre la Orden de Ventas en la barra de herramientas para mostrar el Envio.
El documento de Envío es creado y Completado y referencia al número de Orden de Ventas 30002.
Los Detalles sobre Envíos son discutidos posteriormente en este capitulo.
Seleccionar Factura del botón Zoom sobre la Orden de Ventas que esta en la barra de herramientas para mostrar la Factura del Cliente.
La Factura creada referencia a nuestras Ordenes de Ventas Pre pago 30002. El Estado del Documento es Completado y notar que la casilla Pagado en la parte inferior de la ventana ha sido marcada.
Orden de Proceso de Lote
Las Ordenes pueden ser procesadas en un lote para moverlas a un nuevo Estado de Documento. Para ejecutar el proceso de Orden de procesamiento de lote hacer doble clic sobre Cotización para Factura < Ordenes de Ventas < Orden de Proceso de Lote. El icono en frente del menú Orden de Proceso de Lote indica que esto es un proceso.
Seleccionar el botón OK para definir los parámetros para ser usados por este proceso.
Seleccionar un Tipo de Documento para indicar los tipos de Ordenes que usted quiere que sean actualizadas en el proceso.
Seleccionar el Estado del Documento actual de las Ordenes que usted quiere que sean actualizadas en el proceso.
Seleccionar la Acción del Documento deseada para los documentos seleccionados. Por ejemplo, usted puede indicar que todas las ordenes POS con el Estado del Documento de Redactado deben ser actualizadas a Preparado o Completo, pero la acción de documento anulada, no es apropiada.
Opcionalmente, usted puede seleccionar un Socio de Negocio y un rango de Fecha Ordenada para limitar los registros que son procesados.
Posteriormente, usted puede indicar que el proceso sea restringido a documentos que son o no son documentos de Auto Servicio. Este puede ser usado para cerrar resultados de ordenes de los carritos de la compra abandonado en la Web.
Seleccionar el botón OK para iniciar el proceso.
Al terminar, un mensaje de dialogo se mostrará indicando el número o documento actualizado.
Impresión de Ordenes de Venta
Usted puede imprimir la Orden de Ventas seleccionando el botón Imprimir de la barra de herramientas.
El documento que se imprime es basado en el Tipo de Documento destino. Por ejemplo, si la Orden es una Orden POS, el cliente ha cancelado la orden. entonces no tiene sentido que usted imprima una Orden de Ventas, sino más bien la Factura. Por comparación, si la Orden de Ventas es una Orden Estándar (significa que el producto será enviado y el Cliente será facturado), entonces el documento que usted dará al cliente es la Orden de Confirmación.
Nota: La impresión previa solo se mostrará si usted tiene seleccionada esta opción Herramientas / Preferencias.
El formato usado es determinado por el formato definido del Tipo de Documento. El formato de idioma y fecha usado es determinado por las características de Documentos Múltiples de Idiomas y el idioma del Socio de Negocio.
Para información adicional sobre Tipo de Documento Objetivo y Formatos de Impresión, por favor ir al Capitulo, Información y Presentación de Informes.
Para información adicional sobre documentos de Múltiples Idiomas, por favor ir al Capitulo, "Los Múltiples".
Orden de Venta - Solicitud
Usted puede ingresar una Solicitud directamente desde una Orden de Ventas o puede acceder solicitudes existentes para esta Orden de Ventas.
En este ejemplo, usted puede mostrar la Solicitud activa (es este el caso 1) o puede crear uno nuevo.
Orden de Venta - Consecuencias de la Contabilidad
No hay consecuencias de contabilidad cuando se publica una Orden de Ventas.