Qué debo hacer luego de crear un Cliente (Empresa) en Xendra ERP?
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Antes de empezar a utilizar Cliente (Empresa) en el Sistema Xendra, se debe realizar una serie de configuraciones, que se detallan a continuación:
¿Cómo Iniciar XENDRA?
| Tarea | Sub Tarea | Objetivo | Información a Solicitar | Datos Previos | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.Configuración de la Empresa | - Creación y Revisión del PCGR. | - Crear el cliente en Xendra | - Listado de Plan de cuentas en archivo .csv | - Datos del cliente, Listado de Plan de cuentas | - Revisión del archivo .csv, insertando las cuentas por defecto.
- Cargar el archivo y datos de la Empresa, se cargarán las cuentas por defecto. - Cargar las cuentas restantes, con la importación de cuentas contables. - Verificación de cuentas cargadas. |
| - Revisión del Cliente en el SIstema | - Cambiar el idioma en el Sistema. | - Crear el cliente en Xendra. | - Ingresar a configuración de cliente, cambiar el idioma y marcar el check de multiidioma. | ||
| - Configuración del Esquema contable. | - Configurar los asientos contables tipo de la empresa. | - Información de la manera en que operan los Asientos Tipo en la empresa. | - Creación del cliente en el Sistema. | - Revisión de la información general del esquema: Método de costeo y método de contabilizar.
- Verificación de los elementos. - Configuración de las cuentas predeterminadas. | |
| - Configuración de las organizaciones. | - Crear las sucursales que tendrá la empresa. | - Listado de sucursales y sus caracteristicas como:
Nº RUC, Nombre, Nombre corto, Clave. |
- Creación del cliente en el Sistema. | - Ingreso de Organizaciones.
- Verificación de los datos básicos para organizaciones. - Pruebas de visualizar organizaciones en transacciones, reportes etc. - Configuración de las cuentas predeterminadas. | |
| - Creación y configuración de documentos. | - Realizar transacciones. | - Creación del cliente en el Sistema. | - Traducir los documentos que bienen por defecto.
- Crear los documentos base, con la configuración contable correcta, así como los códigos que la Sunat precisa. - Configurar la secuencia de los documentos de venta. | ||
| - Revisión de la Configuración. | - Llenar la primera tarea. | - Revisión y pruebas de la configuración de la Empresa. | |||
| 2. Definición de los Productos | - Crear Listas de Precios. | - Crear las listas de precio que seran usadas por los productos. | - Tipos y formas de listas de precios utilizados en la actualidad. | - Crear las listas
- Crear la versión de lista de precios, considerar que son las versiones las que se mostrarán en las transacciones. - Crear los esquemas de lista. | |
| - Definir Unidades de Medida. | - Crear unidades y conversiones utilizadas por la empresa, considerar que el sistema trae UM por defecto. | - Unidades Utilizadas. | - Crear unidades de medida.
- Crear conversiones, y hacer pruebas. | ||
| - Categoría de Productos. | - Crear las categorías a las que serán agrupadas los productos. | - Listado de las categorías usadas. | - Crear las categorías para los productos, tomando en cuenta que las categorías replicarán el esquema contable por cada producto que se asocie a la misma. | ||
| - Atributos de los Productos. | - Hacer que cada atributo se identifique para tener la posibilidad de filtrar o sacar reportes por cada Atributo. | - Atributos de los Productos. | - Identificar los Tipos de Productos para los cuales se agregará un Atributo.
- Crear los grupos de Atributos. - Asociar los Atributos a los Productos. | ||
| - MercaderÍa | - Identificar los tipos de producto que son mercadería y efectuar la importación. | - Listado de Productos en formato csv. | - Archivo csv. correcto. | - Identificar los Tipos de Producto mercadería.
- Importar los Productos. | |
| - Servicios. | - Identificar los Tipos de Productos que son Servicios y efectuar la importación.. | - Listado de Productos en formato csv. | - Archivo csv. correcto. | - Identificar los Tipos de Producto Servicio.
- Importar los Productos. | |
| - Activos Fijos. | - Identificar los Tipos de Productos que son Activos Fijos y efectuar la importación. | - Listado de Productos en formato csv. | - Archivo csv. correcto. | - Identificar los Tipos de Producto de Activo Fijo.
- Importar los Productos. | |
| 3. Socios de Negocio | - Reglas de descuento y reglas de pago. | - Crear las reglas que serán usadas en la creación de los Socios de Negocio. | - Creación y pruebas de las reglas de descuento.
- Creación y pruebas de las reglas de pago. | ||
| - Grupo de Socios de Negocio. | - Crear los grupos de Socio de Negocio para obtener reporte e informes a este nivel. | - Existencia de grupos actualmente. | - Creación y pruebas de los grupos.
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| - Socios de Negocio. | - Identificar los tipos de Socios e importar la data existente. | - Archivo de extensión csv, según formato alcanzado. | - Identificar los tipos de Socios de Negocio, evaluando la data a importar.
- Importar la data del archivo. | ||
| 4. Almacenes | - Crear Almacenes. | - Crear los distintos almacenes que tiene la Empresa. | - Listado de almacenes en cada organización y direcciones. | - Identificar claramente que almacén le pertenece a cada organización, y cuáles son las funciones de cada almacén, tanto para la organización como para el cliente en general.
- Crear los almacenes y las ubicaciones respectivas. | |
| - Inventario Inicial. | - Llenar el Inventario Inicial de Productos para cada Almacén. | - Listado de Inventario. | - Evaluar el hacer un corte y realizar un Inventario, por cada organización.
- Llenar el Inventario Inicial. | ||
| - Inventario Físico. | - Probar la elaboraciòn de un Inventario Físico desde el sistema. | - Listar un Inventario de Productos a la fecha. | |||
| 5. Compras | - Cargos de Impuestos y Centros de costos. | - Crear el listado de tablas necesarias para las transacciones de compras. | - Listado de cargos a utilizar, listado de impuestos y listado de centros de costo. | - Llenar el listado de Impuestos.
- Llenar el listado de Cargos. - Llenar el listado de Centros de Costo. | |
| - Terminal de PDC. | - Crear un terminal que permita hacer las compras rápidas. | - Llenar la llave de disposición.
- Crear y probar el Punto de Compra. | |||
| - Configuración de documentos. | - Configurar los documentos que particularmente se usarán para este caso. | - Tipos de documentos y correlativos. | - Configurar los documentos.
- Configurar los datos por defecto de las compras. - Configurar y probar los correlativos.
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| - Formato de documentos. | - Crear los formatos para la impresión de documentos, como: O/C, Ingreso de Material etc. | - Formatos preimpresos. | - Crear formatos.
- Prueba de formatos. | ||
| 6. Ventas | - Cargos e Impuestos. | - Crear el listado de tablas para las Transacciones de Ventas. | - Listado de cargos e impuestos utilizados. | - Crear listado de Impuestos, probando su comportamiento en las fases de una Venta y en los reportes.
- Crear el listado de cargos. | |
| - Terminal de PDV. | - Permitir las ventas de una manera más fluida. | - Crear la llave de disposición.
- Crear el Punto de Venta y efectuar las pruebas. | |||
| - Configuración de documentos. | - Configurar los documentos que se usen en este caso | - Tipos de documentos y correlativos. | - Configurar los documentos.
- Configurar los datos por defecto para las ventas. - Configurar y probar los correlativos. | ||
| - Formatos de documentos. | - Crear los formatos para la impresión de los documentos de venta. | - Formatos preimpresos. | - Crear formatos.
- Prueba de formatos.
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| 7. Caja y Bancos | - Creación de bancos, caja efectivo y flujo de caja. | - Llenado de tablas que se usarán en caja y bancos. | - Bancos con los que trabajan, cajas efectivo que usan y el nivel de flujo de efectivo que desean controlar. | - Creación y prueba de bancos y cuentas corrientes.
- Creación y pruebas de cajas de efectivo. - Creación, configuración y pruebas de los rubros de flujo de efectivo. | |
| - Tipos de documentos y cargos. | - Crear los tipos y correlativos a usar, así como los cargos. | - Creación de cargos.
- Creación de Tipos de Documentos. | |||
| - Formatos de Caja. | - Formatos preimpresos a usar. | - Formatos preimpresos usados actualmente. | - Crear formatos.
- Pruebas con formatos. | ||
| 8. Contabilidad | - Apertura de periodos y documentos. | - Es necesario aperturar los periodos para realizar transaciones. | - Aperturar los periodos.
- Verificar que en la lista de documntos por periodo esten matriculados todos los existentes. - Realizar pruebas. | ||
| - Tipos de moneda y tasas de cambio. | - Las transacciones que se hagan en otra moneda necesitaran el tipo de cambio para la conversión respectiva. | - Identificación y registro de los tipos de moneda a utilizar.
- Ingreso del Tipo de Cambio. | |||
| - Rubros de los EEFF. | - Son importantes para la creación de los EEFF. | - Ingreso y depuración de los rubros a utilizar.
- Asignación a las cuentas en el plan de cuentas. | |||
| - Distribución de las cuentas. | - La distribución servirá para la distribución de gastos en cada asiento contable. | - Realizar el registro de la distribución.
- Verificación y depurado. | |||
| - Revisión de libros y EEFF. | - Conocer el correcto funcionamiento de los reportes | - Impresión y revisión de los libros.
- Impresión y revisión de los EEFF. - Pruebas. | |||
| 9. General | - Crear Roles. | - Crear los roles para los accesos por usuario. | - Definir roles con el cliente y que acceso debe tener cada rol.
- Crear roles. | ||
| - Crear usuarios | - Crear los usuarios. | - Crear Usuarios. | |||
| - Medidas de desempeño. | - Crear las medidas de desempeño para el análisis de datos. | - Definir las medidas con el cliente.
- Crear las medidas. | |||
| - Solicitudes | - Solicitudes internas de los trabajadores. | - Configuración de Solicitudes. |