Solicitud de Cotización

Solicitud de Cotización

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En algun momento usted necesitará comprar items específicos para un cliente. para ello, usted necesita recibir cotizaciones de varios proveedores antes de efectuar la compra. Xendra provee una Solicitud de Cotización (RfQ) y funcionalidad para cumplir con lo que se necesite.

la funcionalidad de RfQ de Xendra le permite crear una lista de producto o productos, y solicitudes de cotizaciones de diferentes proveedores, recibir las cotizaciones, comparar las cotizaciones y luego generar las Ordenes de Compra para finalmente crear Ordenes de Venta.


Contents

Asunto RfQ

El Primer paso en usar RfQs es definir el AsuntoRfQ. Para crear o modificar un Asunto RfQ, abrir la ventana Asunto RfQ haciendo doble clic sobre Requisición para Factura , Asunto RfQ. El icono en frenre del menú Asunto RfQ indica que esto es una ventana.

Figura 6.69

La pestaña Asunto RfQ define el Asunto para esta Solicitud de Cotización.

Ingresar un Nombre y opcionalmente una Descripción.

Marcar la casilla Activo para indicar que este Tema RfQ puede ser referenciado sobre una Solicitud de Cotización.

Marcar la casilla Autoservicio si usted quiere permitir a los usuarios ingresar este Asunto de Solicitud de Cotización via Web.

Seleccionar un Formato de Impresión para este Asunto RfQ. Cuando una Solicitud de Cotización es impresa, el Formato de Impresión definido para que el Asunto RfQ es usado. Esto le permite definir el forrmato de la copia impresa y le permite diferentes formatos para diferentes Temas RfQ.

Seleccionar la pestaña Suscriptor para crear, modificar o consultar los Suscriptores para este Asunto RfQ.

Figura 6.70

Los Suscriptores para un AsuntoRfQ podrán proveer una cotización para alguna RfQ que se refiere a este Asunto.

Seleccionar un Socio de Negocio y Ubicación del Socio. La Ubicación del Socio sera usado si una Orden de Compra es creada para este Socio de Negocio.

Seleccionar un Usuario / Contacto para este Socio de Negocio. La dirección de Correo electrónico para este Usuario / Contacto sera usado para enviar Correos electrónicos con respecto a un especifico RfQ.

Marcar la casilla Activo para indicar que este Suscriptor esta activo y debe ser considerado para RfQ.

La Fecha de Suscripción y Sin Fecha son campos mantenidos por el sistema.

Ellos son actualizados si el Socio de Negocio suscribió este Tema via Web.

Seleccionar la pestaña Restricción para crear, modificar o consultar algunas restricciones a ser usadas cuando se envia una RfQ a un especifico Socio de Negocio.

Figura 6.71

En la pestaña Restricción usted puede definir Producto especifico o categorías de Producto que un Socio de Negocio puede responder. Si no hay Restricciones definidas, luego el Socio de Negocio puede cotizar sobre todos los productos.

Seleccionar un Producto o Categoría de Producto que este Socio de Negocio puede cotizar. Cuando los RfQ son creados y enviados solo los productos listados aquí serán incluidos para este Socio de Negocio.

Si desea ingresar una Descripción para esta Restricción.

Puede haber múltiples registros de Restricción para un Socio de Negocio en particular.

El siguiente paso es crear la Solicitud de Cotización actual. Aqui es donde usted define la Solicitud, el tipo de Solicitud, como las Cotizaciones deben ser presentados a lo largo del producto y cantidades. Este contiene todos los detalles para la Solicitud y los parámetros que sus Socio de Negocio debe usar al momento de responder.

RfQ

Para crear o modificar un RfQ, abrir la ventana RfQ haciendo doble clic sobre Requisicion para Factura, ReQ. El icono en frente del menú RfQ indica que esto es una ventana.

Figura 6.72

Ingresar un Numero de Documento para este RfQ o permitir al sistema asignar un valor predeterminado.

Ingresar un Nombre para este RfQ. Ingresar una Descripción y Comentario / Ayuda si lo desea.

Marcar la casilla Activo para indicar que este RfQ esta Activo.

Seleccionar un Agente Cia para este RfQ.

Seleccionar un Asunto RfQ para este RfQ. Este determinará a aquellos proveedores que pueden ser invitados asi como el Formato de Impresión a ser usado cuando se imprime este RfQ.

Seleccionar un Tipo RfQ de Cotizaciones de todas las Lineas, las Cotizaciones de líneas seleccionadas o solo Total de Cotizaciones para indicar los tipos de respuestas para ser aceptadas. Si la Cotización de todas la Lineas es indicada, luego las respuestas no serán marcadas como completas hasta que todas la lineas o la cotización completa sea actualizada. Si Solo Total de Cotización es seleccionado luego cada Linea RfQ puede tener solo una cantidad.

Cada Linea dentro de un RfQ puede tener múltiples Cantidades (para indicar el posible precio). Marcar la casilla Cotizar todas la Cantidades si desea la responsabilidad incluir cantidades para todas las cantidades para cada tema.

Marcar la casilla Total de Cotizaciones Amt si desea que la respuesta sea una cantidad singular. Si esta casilla no es seleccionada, posteriormente las respuestas deben ser por linea.

Marcar la casilla Solo Proveedores Invitados si usted quiere que las respuestas para este ReQ vengan solo de los Suscriptores para este Tema RfQ. Solo estos Proveedores estarán aptos para ver y responder a este RfQ en la Web. Si esta casilla no es seleccionada, despues cualquier proveedor tendrá permiso para ingresar una respuesta vía Web.

Marcar la casilla Auto Servicio si usted quiere aceptar respuestas para este RfQ via Web. Si este no es seleccionado, las repuestas deben ser ingresadas atravez de la pantalla Cliente.

Seleccionar la casilla Respuestas Aceptadas si este RfQ esta actualmente abierto para respuestas del Proveedor.

Ingresar una Fecha de Respuesta y Fecha de Comienzo de Trabajo para indicar la fecha en que los proveedores pueden responder y la fecha en la que el trabajo comenzará respectivamente.

Seleccionar una Moneda para este RfQ. Todas las respuestas estarán basadas sobre esta moneda.

Si lo desea, ingresar un Día de Entrega para indicar el número planeado de días entre Orden y Entrega.

Si lo desea, ingresar una fecha de Completar Trabajo para indicar la fecha prevista de finalización.

Seleccionar el botón Crear e Invitar después de que todas las lineas y cantidades para el RfQ han sido completadas para crear depósito de respuestas para todos los proveedores Invitados.

Cuando todas las Respuestas han sido recibidas, seleccionar el botón Rango de Respuestas para comparar y ranquear todas las respuestas para este RfQ de Proveedores.

La sección Socio de Negocio de esta ventana es usada si usted creará una Orden de Venta basada sobre este RfQ. Esto puede se usado si usted esta solicitando cotizaciones para un cliente especifico de proyecto.

Seleccionar un Socio de Negocio, Ubicación del Socio y Usuario / Contacto para ser usada en la Orden de Ventas.

Ingresar un  % de Margen para la Orden de Ventas. El sistema generará el precio de venta para los items cotizados en los precios de los proveedores adjudicados y el  % de margen ingresado si el % de Margen o Importe de Oferta no son especificadas sobre la Linea RfQ.

El campo Importe de Oferta no es usado en este momento.

El campo Orden de Ventas es un campo mantenido por el sistema y es actualizado cuando una Orden de Venta es creada para este RfQ.

El botón Crear Orden de Venta creará una Orden de Venta para este RfQ basado sobre la información del Socio de Negocio ingresado.

El botón Crear Orden de Compra creará una orden de Compra o Múltiples Ordenes de Compra basados sobre que cotizaciones de proveedores fueron adjudicados.

El botón Copiar Lineas copiará las lineas y cantidades de una RfQ existente para esta RfQ. Esto puede ser de ayuda si usted tiene RfQs recurrentes o similar RfQs.

El botón Cerrar RfQ cerrará el RfQ y prevendrá alguna actualización, respuestas o algunas otras acciones ocurren para este RfQ.

Seleccionar la pestaña Linea para ingresar los Productos para este RfQ.

Figura 6.73

Ingresar un Número de Linea o seleccionar el predeterminado por el sistema.

Marcar la casilla Activo para indicar que esta linea esta Activa.

Seleccionar un Producto y Instancia del conjunto de atributos si es apropiado.

Ingresar una Descripción y Comentario / Ayuda si lo desea.

Ingresar una fecha de Inicio de Trabajo, Días de Entrega y fecha de Completar Trabajo para esta linea si lo desea.

Seleccionar la pestaña Cantidad para ingresar las Cantidades para esta linea a la que usted esta solicitando cotizaciones.

Figura 6.74

Usted puede solicitar cotización sobre diferentes cantidades del mismo producto. Esto permite a los proveedores cotizar sobre diferentes cantidades.

Usar la barra de herramientas para cambiar a la única vista de registro.

Figura 6.75

Ingresar la cantidad y unidad de medida para el producto que quiere una cotización.

El campo Monto de la Mejor respuesta es mantenido por el sistema y se actualiza cuando todas las Respuestas RfQ son recibidas y usted corre el proceso.

Rango de respuestas.

Marcar la casilla Cantidad de Compra si la cantidad de la linea será usada para una Orden de Compra y marcar la casilla Cantidad de Oferta si la cantidad de esta linea sera usada sobre una Orden de Venta. Este le permite comprar items para estas cotizaciones donde alguno sera para un cliente especifico y alguno sera puesto dentro del stock para otros clientes o para este cliente en un posterior momento.

Si la Cantidad de Oferta ha sido marcada, los siguientes campos se mostraran:

Figura 6.76

Ingresar cualquier % de Margen o Cantidad de Oferta para este item. Esto anulará cualquier % de Margen ingresado sobre el RfQ y será usado al determinar precios para una Orden de Venta generada. El sistema usará el monto de la Mejor respuesta y agregará el % de Margen o usar la Cantidad de Oferta para el Precio de Venta.

Retornar a la pestaña RfQ para Invitar proveedores para este RfQ y crear la Respuesta de los depósitos de estos proveedores.

Figura 6.77

Seleccionar el botón Crear & Invitar para comenzar el proceso.

El siguiente mensaje de dialogo será muestrado.

Figura 6.78

Marcar el botón Enviar Invitaciónes RfQ para proveedores si usted quiere enviar un Correo electrónico a los proveedores Invitados con respecto a este RFQ.

Cuando el proceso esta completado, las respuestas RfQ habrán sido creadas para cada proveedor que fue suscrito para este Tema RfQ.

Respuesta RfQ

Respuestas RfQ contienen los precios y cantidades de los productos solicitados a cada proveedor. Si la RfQ ha sido designado como Auto Servicio, los proveedores pueden ingresar esta información directamente vía la Tienda Web o la respuesta puede ser ingresada vía la interface estándar.

Para responder vía la Web el proveedor entra en la Tienda Web.

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Figura 6.79

Cuando el proveedor entra a la Tienda Web, ellos pueden seleccionar el menú item de Mi RfQs. Cuando se selecciona la siguiente pantalla:

File:F6.80.PNG
Figura 6.80

Algún RfQ para el que este proveedor haya sido invitado o algún RfQ abiertos para todos, serán mostrados. El proveedor selecciona la RfQ que quiere responder haciendo clic sobre el Nombre. La pantalla muestra la respuesta:

File:F6.81.PNG
Figura 6.81

Luego el proveedor ingresa los Precios y Descuentos para cada item y Cantidad en la que quieren ofrecer una Cotización. Cuando las entradas han sido hechas para seleccionar el Botón Enviar para actualizar la Respuesta RfQ para este proveedor.

File:F6.82.PNG
Figura 6.82

La otra opción para actualizar las Respuestas RfQ es vía el menú Respuesta RfQ.

Para crear o modificar una Respuesta RfQ abrir la ventana Respuesta RfQ haciendo doble clic sobre Requisicion para Factura, Respuesta RfQ. El icono en frente del menú Respuesta RfQ indica que esto es una ventana.

Figura 6.83

Las Respuestas son creadas por todos lo proveedores invitados cuando usted selecciona Crear e Invitar sobre una RfQ. Usted puede también ingresar nuevas Respuestas para otros proveedores, si este RfQ esta abierto para todos los proveedores.

Para completar una Respuesta existente, ingresar una Fecha de Respuesta.

Opcionalmente ingresar una Fecha de Inicio, Días de Entrega y Completar Trabajo.

Ranking es un campo mantenido por el sistema que será actualizado cuando usted selecciona el botón Rango de Respuesta sobre el RfQ.

El botón Invitar & Recordar le permite enviar un Correo electrónico para el proveedor sobre esta Respuesta para indicar que una Respuesta no ha sido completada.

La casilla Ganador Seleccionado puede ser marcado, después que todas las respuestas han sido recibidas y rankeadas, usted determina que este proveedor recibirá la cotización de entrada. luego visualizara entre todas las lineas de respuesta una como el Ganador Seleccionado, dividiendo asi la cotización en dos o mas proveedores.

En una Linea es seleccionado el Ganador si la Cantidad de Linea RfQ es establecida como la Cantidad de Compra. El Ganador Total es seleccionado si el Tipo RfQ es Cotizar todas las Lineas o solo Cotizar Total.

Seleccionar el botón Check Comprobar cuando la Respuesta de este proveedor esta completada. El sistema verificará que la Respuesta conforma al Tipo RfQ (Cotizar todas las Lineas, Cotizar total, Cotizar Lineas Seleccionadas).

Seleccionar la pestaña Linea de Respuesta para actualizar cada Linea de Respuesta:

Figura 6.84

La Linea RfQ es un campo protegido que muestra el producto para esta Linea (en este gráfico es un producto de ejemplo)

Si lo desea, ingrese una Fecha de Inicio, Días de Entrega y Completar Trabajo para este producto.

Opcionalmente usted puede actualizar los campos Descripción y Comentario /Ayuda.

La casilla Ganador Seleccionado si después de la evaluación de todas las Respuestas para este producto el Rango para esta linea es 1 (ejemplo. el mejor precio). Usted puede cambiar el Ganador Seleccionado si hay otra decisión de negocio para realizar (La Fiabilidad, la Entrega ).

Seleccionar la pestaña Cantidad de Respuesta para actualizar los Precios para cada Cantidad de este Producto.

Figura 6.85

El campo Linea de Respuesta RfQ esta protegido y muestra el Producto para esta cotización (en este caso un ejemplo).

Ingresar un Precio y opcionalmente un % de Descuento. que el proveedor esta ofreciendo como un precio para comprar esta cantidad del Producto seleccionado.

Ranking es un campo mantenido por el sistema que sera actualizado durante el proceso de Rango de Respuestas.

Cuando todas la Lineas de Respuestas y Cantidades han sido completadas, retornar a la pestaña Respuesta y seleccionar el botón Check Completar. Este proceso verificará que la Respuesta conforma al Tipo RfQ (Cotizar Total, Cotizar todas las Lineas, Cotizar Lineas Seleccionadas ) y determinar si esta Respuesta RfQ esta completa.

Cuando usted selecciona el botón Check Completar el siguiente dialogo se muestra:

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Figura 6.86

Seleccionar el botón OK para comenzar el proceso.

Si la Respuesta RfQ esta completa el sistema actualizará la casilla Completar.

File:F6.87.PNG
Figura 6.87

Solo las Respuestas que son completadas serán incluidas en el proceso de Ranking.

Ranking Respuestas y Seleccionados Ganadores

Cuando todas la Respuestas han sido ingresadas y completadas, retornar a la ventana RfQ, para rankear Respuestas.

File:F6.88.PNG
Figura 6.88

Cuando revisamos la Respuesta RfQ veremos que un proveedor tuvo el mejor puesto de todos los productos entonces ellos han sido designados como el Ganador Seleccionado para la Cotización de entrada.

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Figura 6.89

El Puesto es 1 y si usted retorna a la Respuesta la casilla Ganador Seleccionado esta marcada.

Figura 6.90

Si la respuesta RfQ resultó en un Proveedor diferente estando en puesto 1 para diferentes Lineas RfQ, luego las lineas individuales serán marcadas como Ganadores Seleccionados. El ganador total será determinado juntando todo de los ranking de cada linea. El proveedor con el número mas bajo será el ganador total y el Ganador Seleccionado sobre la pestaña Respuesta RfQ será marcada para este proveedor.

Ademas, sobre la RfQ el campo Mejor Respuesta de Monto sobre cada Cantidad RfQ es actualizada:

Figura 6.91

En este ejemplo, la Mejor Respuesta de Monto para la Cantidad de Compra de cada 10 es 10.00.

Figura 6.92

Mientras la Mejor Respuesta de Monto para la Cantidad de Oferta de cada 5 es 12.00.

Creando Ordenes desde RfQ

Cuando los Ganadores han sido seleccionados usted puede ahora crear Ordenes de Compra y Ordenes de Venta basados sobre este RfQ.

En la ventana RfQ seleccionar el boton Crear Orden de Compra para generar una Ordenen(es) de Compra para el Ganador(es) Seleccionado.

Figura 6.93

Cuando el botón es seleccionado, el siguiente mensaje de dialogo es mostrado.

Figura 6.94

El sistema primero verifica una Respuesta marcada como ganador Seleccionado. Si lo encuentra (como es el caso en nuestro ejemplo), esta Respuesta es usada creando la Orden de Compra. Si no existe una Respuesta marcada como Ganador Seleccionado, cada Linea que es marcada como el Ganador Seleccionado es usado.

De esta manera, usted puede generar múltiples Ordenes de Compra, una por cada proveedor que tiene una linea marcada como Ganador Seleccionado.

El sistema siempre seleccionara un proveedor como Ganador Seleccionado. Esto es determinado agregando el rango de todo las Cantidades RfQ indicado como Cantidades de Compra. El proveedor con el mas bajo total es el Ganador Seleccionado. Si usted quiere crear mas que una Orden de Compra, basado sobre el rango de 1 para cada una linea, luego desmarcar la casilla Ganador Seleccionado sobre la Respuesta RfQ.

Cuando la Orden de Compra ha sido creada, el mensaje en el botón de la ventana sera mostrado el numero(s) de Orden de Compra creado.

File:F6.95.PNG
Figura 6.95

La Orden de Compra creada usa los precios de la Respuesta RfQ como opuesto a los precios que pueden existir sobre la lista de precio predeterminada para el proveedor.

Las lineas pueden ser agregadas o modificadas sobre la Orden de Compra y usted procesa la Orden de Compra como descrita en la sección previa.

Usted también puede querer crear una Orden de Venta basada sobre esta RfQ. Por ejemplo, tal vez esta es una compra especial y por tanto usted quiere cargar su precio especial del cliente para esta Orden.

Figura 6.96

Ingresar el Socio de Negocio y Ubicación del Socio.

Opcionalmente puede ingresar un % de Margen. Este valor sera usado para calcular el precio de venta para cada item si un % de Margen o Precio Oferta no es especificado sobre la Cantidad RfQ.

Seleccionar el botón Crear Orden de Ventas y el siguiente mensaje de dialogo es mostrado:

Figura 6.97

Una Orden de Venta sera creada para el Socio de Negocio ingresado. Cada Linea RfQ que es marcada como Cantidad Ofrecida resultará dentro de una Linea de Orden de Venta. Si una Orden de Oferta es ingresada para un producto, este precio es usado. Si un % de Margen es ingresado para esta linea la mejor cantidad de respuesta es incrementada por el porcentaje especificado. Si no hay un Precio de Oferta o % de Margen sobre la Linea luego el % de Margen ingresado para la RfQ es usada. Si todos de estos campos son 0 luego cantidad mas conveniente de respuesta es usada.

Si nosotros miramos una linea dentro de nuestro ejemplo:

Figura 6.98

La cantidad mas conveniente de Respuesta el Azalea Bush para la Cantidad de Oferta de 5 es 12.00. El Margen es 25%. Cuando la Orden de Venta es creado el precio de venta sera 12.00 +(12.00 * .25)=15.00.

Cuando el proceso ha completado, el campo Orden de Venta sobre la ventana RfQ es actualizado con el número de Orden de Venta y fecha.

Figura 6.99

la orden creada es una Orden Estándar. Lineas pueden ser agregados o modificados. Esto es procesado como todas otras Ordenes Estándar. Para mas información sobre Ordenes de Ventas, por favor ir al Capitulo, Ventas.

Presentación de Informes sobre RFQs

Xendra provee dos reportes estándar para mostrar información sobre Respuestas para RfQ y Respuestas para RfQ que estan sin respuesta.

Para correr el reporte Sin Respuesta RfQ, abrir la ventana Respuesta RfQ haciendo doble clic sobre Requision para Factura, Respuesta RfQ.El icono en frente del menú Respuesta RfQ indica que este es un reporte. EL siguiente Reporte de parámetro de dialogo es mostrado:

Figura 6.100

Seleccionar un Tema RfQ de la lista desplegable.

Seleccionar un RfQ sobre el Reporte. Solamente estas RfQ que son Activo y no han sido Cerradas pueden ser informadas. Si este campo es dejado en blanco, todas la RfQ para este Tema RfQ son incluidas.

Seleccionar el botón OK para generar el reporte.

Figura 6.101

El reporte muestra los Parámetros del Reporte en la parte superior y el dato en el cuerpo del reporte. Esta es una rápida y fácil manera para mostrar información sobre todas las respuestas para una RfQ.

Nota: El formato de este reporte ha sido modificado para eliminar un número de campos disponibles. Para mas información sobre modificar reportes por favor ir al Capitulo Información y Presentación de Informes.

El segundo informe contiene datos sobre Rfq sin Respuesta. Para crear un informe RfQ sin Respuesta, abrir la ventana RfQ sin Respuesta haciendo doble clic sobre Requision para Factura, RfQ sin Respuesta. El icono en frente del menú RfQ sin Respuesta indica que este es un informe. EL siguiente informe de parámetros de diálogo es mostrado:

Figura 6.102

Selecciona un Tema RfQ de la lista desplegable.

Seleccionar una RfQ sobre el informe. Solo estos RfQ que son Activo y no han sido Cerrado pueden ser informados. Si este campo esta dejado en blanco todos los RfQ para este Tema RfQ serán incluidos.

Ingresar un rango de Fecha de Respuesta si lo desea para limitar el número de RfQs retornados.

Seleccionar el botón OK para generar el Informe.

Figura 6.103

El informe muestra los Parámetros de Informe en la partes superior y los datos en el cuerpo del informe. Esta es una rapida y fácil manera para mostrar información sobre estos Socios de Negocio de quien usted esta esperando respuestas.

Nota: El formato de este informe ha sido modificado para eliminar un número de campos disponibles. Para mas información sobre modificar informes por favor ir al Capitulo,Información y Presentación de Informes.